Laboratórios: gestão da qualidade no controle de compras e estoque

Para se destacar na área da saúde é importante estabelecer uma rígida gestão da qualidade, não só no que diz respeito às questões analíticas e técnicas, como também no alinhamento dos processos internos à gestão administrativa.

Por meio de relatórios administrativos consistentes, um laboratório consegue alcançar inúmeras melhorias nos seus processos e resultados, como a redução de custos, a assertividade nas tomadas de decisão e o cumprimento de requisitos de qualidades exigidos nos principais programas de acreditação do país – além de facilitar as tarefas do dia a dia, um sistema que suporte processos laboratoriais atende requisitos importantes como a rastreabilidade de suprimentos, desde a entrega dos fornecedores até à sua utilização.

Cerca de um terço das movimentações financeiras são provenientes das compras efetuadas no laboratório. O Controle de Bancada do Shift Controller, por exemplo, permite acompanhar de forma automática e inteligente os prazos de validade e lotes dos produtos, todas as entradas e saídas de suprimentos, e essa rastreabilidade é um requisito fundamental em normas de acreditação.Rafael Trevizam, Analista Shift.
Confira alguns benefícios de sistemas de informação para a gestão da qualidade de processos das áreas de compras e estoque de laboratórios.
Avaliação e qualificação de fornecedores

A seleção de fornecedores é fundamental para uma gestão de compras eficiente – a excelência do laboratório também está associada à qualidade de seus insumos, onde os fornecedores devem estar alinhados à estratégia da empresa. Assim, um sistema permitirá avaliar se determinado fornecedor está apto a atender o laboratório mediante prazos de entrega, certificações, qualidade do produto, prazos de validade e temperaturas dos produtos.

Este é um processo cujo controle contínuo é requisitado em normas de acreditação – sendo que a cada compra, deve ser possível qualificar o fornecedor, mantendo um histórico de informações que posteriormente irão apoiar as decisões de compras.

Compras assertivas

O maior desafio do setor de compras do laboratório é saber a quantidade e o que é necessário comprar. Assim, módulos de compras e estoque permitem saber quando e se é preciso comprar um item, qual a quantidade e qual o melhor fornecedor para determinada situação.

Um sistema pode apoiar trazendo médias de consumo, quantidades disponíveis em estoque (tanto na matriz quanto nas unidades), as requisições de compra em aberto – toda essa análise possibilita uma sugestão de compra assertiva e adequada à necessidade do laboratório.

Controle de bancada

Sabendo as quantidades disponíveis de cada produto e com gestores apontando uma previsão de necessidades durante determinado período, o sistema pode assim criar requisições de ressuprimento automáticas e de forma inteligente, que trazem mais assertividade de pedidos e evitam picos de compras ou materiais em excesso no estoque.

Definir quantidades mínimas e máximas para produtos é um caminho para evitar desperdícios e torna-se possível analisar se as quantidades são suficientes de acordo com o número de exames realizados. Esse controle é importante ainda para evitar compras desnecessárias e, logo, um capital de giro “parado”.

Rastreabilidade

No estoque, através de sistemas de informação é possível fazer o controle de lotes – garantindo a rastreabilidade na organização – restringir o consumo de acordo com o centro de custo e controlar todas as entradas e saídas, bem como os empréstimos que acontecem entre unidades do laboratório.

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