Instituto Vida: Gestão Administrativa como eixo para a Excelência Operacional

Com 30 anos no ramo da Medicina Laboratorial no segmento de patologia clínica e hematologia, o Instituto Vida, de Marília (SP), alia o entendimento técnico à gestão administrativa, o que tem proporcionado tomadas de decisão sustentadas perante o cenário econômico que o país atravessa.

Pautando sua estratégia pela melhoria contínua do sistema de gestão, atualização de equipes e tecnologia utilizada no laboratório, o Instituto Vida vem conquistando a fidelidade de clientes e parceiros através do compromisso em oferecer serviços de alta qualidade.

Constituído por quatro unidades, uma delas com atendimento 24 horas, o laboratório de Marília tem uma experiência de 30 anos no mercado, processando atualmente mais de 90 mil exames por mês.

Com o crescimento ao longo dos anos, a operação administrativa  financeira passou a exigir um sistema mais completo e integrado, onde a especialização no segmento laboratorial se tornou um fator decisivo para continuarmos evoluindo nossa gestão”, conta Dra. Akiko Hiramoto Pereira, Diretora Administrativa do Instituto Vida e Auditora do DICQ, programa de acreditação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas.

A solução da Shift em tecnologia da informação chegou há três anos na empresa Instituto Vida de Marília, onde desde então a gestão tem verificado o aprimoramento das análises de indicadores e eficiência operacional das unidades.

A visão de um Administrador no setor da Saúde exige um conhecimento específico, que se acentua no segmento da medicina diagnóstica. A decisão de implantar um novo sistema surgiu quando percebemos que nosso caminho de crescimento passava por uma solução integrada, que promovesse uma conversação entre as áreas  de atendimento, produção laboratorial e administração”, refere Dra. Akiko.

A inteligência do negócio foi também outro fator que influenciou a aposta no sistema da Shift.

Tínhamos um sistema de informação laboratorial próprio e um grande volume de dados  trabalhados em planilhas, que exigia retrabalho e custos de desenvolvimentos para interface com outros sistemas. Então, encontramos no novo sistema SHIFT  uma grande facilidade na integração das informações. Tratando-se de uma plataforma única, com SHIFT LIS, CONTROLLER e VIEW consigo enxergar a operação de uma forma global, remotamente se necessário – do atendimento, às compras, faturamento, gestão financeira e área técnica”, comenta a Diretora.

Gestão Administrativa: Eixo da gestão e troca de sistema

Em uma realidade onde as equipes eram muito acostumadas com o sistema próprio que operavam anteriormente, o processo de mudança foi pensado e bem estruturado.

O módulo Controller da Shift, que gerencia toda a área administrativa do laboratório, desde o controle de custos do laboratório às compras e gestão de estoque, foi implantado em primeiro lugar.

A nossa grande preocupação na troca de um Sistema  era o controle do financeiro e faturamento. Então optamos por implantar primeiro o Shift Controller, onde todo o setor de compras, financeiro e de controle de custos se preparou para receber as informações do novo sistema. De abril a junho de 2014, a operação ficou em ordem, onde após a implantação do LIS, que ocorreu em julho de 2014, em um mês apenas, já tínhamos todo o laboratório se comunicando e transformando as informações em valor agregado para a gestão”, comenta Dra. Akiko.

Atualmente, o laboratório trabalha por centros de custo, com uma avaliação financeira completa e rápida de toda a empresa, onde facilmente realizam uma análise de contas a pagar e a receber, por exemplo.

Temos visão de conta por conta e todas as movimentações, onde os indicadores e a visão de custo por setor nos ajudam a identificar pontos onde podemos otimizar o laboratório”, comenta a Diretora.

Segundo a Dra. Akiko, o Faturamento integrado ao Recebimento foi um fator muito positivo. As diferenças em aberto são visíveis tanto para o faturamento como glosa quanto para o financeiro como uma diferença a receber.

“Temos equipes diferentes e os dois setores agora se conversam, facilitando muito a visão do gestor e a monitorização, pois as próprias equipes identificam os gaps”.

Consigo visualizar todas as perdas e os seus motivos. Se foi glosa, cobrança indevida ou erro de tabela, por exemplo. Lançamos a justificativa no financeiro e consigo monitorizar todas as razões do não-recebimento. Temos acesso a relatórios e indicadores sobre todas essas movimentações, o que nos permite atuar nas causas que estão impactando na nossa lucratividade”, completa.

A gestão administrativa de laboratórios tem que lidar com planos de saúde, gestão de contratos, fornecedores, fluxo de caixa, contabilidade, e ainda estruturar um planejamento financeiro.

“A saúde financeira é tão importante quanto a saúde de pacientes, pois o seu correto controle traz segurança para a instituição crescer e aprimorar o atendimento”, comenta Rafael Trevizam, Consultor da Shift.

Capacitação de colaboradores e novos caminhos da gestão

Para a Diretora do Instituto Vida, através do entendimento técnico aliado ao administrativo e à visão de indicadores gerados pelo sistema de informação, é possível realizar uma análise crítica sustentada da operação do laboratório.

Nesse sentido, o Instituto Vida está investindo na capacitação de suas equipes, através de um job rotation no laboratório, onde os colaboradores mais técnicos estão passando também por áreas de gestão. O objetivo é que possam se apropriar da análise gerencial da organização, com noções de controle de custos, análise de indicadores e performance.

É importante que todos compreendam as razões e que as tomadas de decisões corporativas sejam baseadas em fatos. Essa capacitação das nossas equipes permite que todos possam assimilar o valor das informações que geramos para a estratégia e operação do laboratório”, revela a Diretora.

Para o futuro, Dra. Akiko revela que o sistema permite ainda muitas possibilidades de melhorias na área técnica e administrativa e da qualidade, onde a estratégia passa por maximizar e aprofundar a potencialidade da solução. Tendo sempre por base a visão gerencial e administrativa como diferencial na operação do laboratório, o Instituto Vida possui ainda a certificação ISO 9001 e de Acreditação pelo DICQ – Sociedade Brasileira de Análises Clínicas desde 2007.

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