Implantação de Sistemas de Informação: 5 dicas para superar desafios

A implantação de sistemas de informação em qualquer organização é um processo complexo. No setor da saúde, é uma mudança ainda mais delicada, pois traz a responsabilidade do bem-estar de pacientes, que confiam na segurança, qualidade e agilidade das instituições.

Novos sistemas devem impactar positivamente nos processos internos, não perturbando a operação global e trazendo rapidamente ganhos de produtividade.

Fique por dentro de algumas dicas para contar com uma transição de sistemas de sucesso, onde o laboratório poderá se preparar para uma implantação eficaz, evitando desvios de custos ou tempo:

1. Escolha certa: analise a usabilidade e funcionalidades do sistema

Tenha em conta as expectativas com a nova solução, focos de melhoria, especificidades locais da operação e, por exemplo, o correto mapeamento de integrações e automações – todos os desenvolvimentos não previstos podem impactar no tempo e custo do projeto no futuro.

Seja transparente e minucioso com a fase de pré-implantação e evite dores de cabeça no futuro – a equipe de projeto do seu fornecedor irá realizar visitas antes do projeto se iniciar e é nessa fase que se verifica no detalhe o escopo do projeto e a aderência do novo sistema.

2. Gestão de Projetos

Para que tudo ocorra de forma organizada, dentro do prazo e custos estimados e com equipes estruturadas, é essencial que o fornecedor conte com especialistas em Gestão de Projetos.

A equipe de implantação não irá apenas parametrizar o novo sistema, os seus requisitos e funcionalidades. Existe todo um suporte técnico, treinamento e análise da operação para que o sistema seja aderente e atenda todas as necessidades gerenciais do laboratório.

3. Segurança na virada de chave

Durante o processo de transição para um novo sistema de informação, procure tirar o melhor proveito possível da presença da equipe de implantação no laboratório. É muito importante que a equipe conte com treinamentos eficazes, realize testes e simule cenários distintos da rotina do laboratório.

Dessa forma, é possível evitar surpresas na entrada em operação do novo sistema, permitindo não só agilidade e familiaridade com o novo sistema, como também a garantia de que os processos são atendidos na sua plenitude.

4. Engajamento da equipe do laboratório

Tenha sempre em conta o alinhamento do projeto de troca de sistemas, envolvendo, comunicando e engajando todos na mudança. A equipe de implantação do novo sistema será composta por especialistas que irão trazer um vasto conhecimento e experiência.

No entanto, apenas a equipe do laboratório terá conhecimento do histórico do laboratório, das características específicas da operação e processos internos.

Logo, devem se envolver ativamente na implantação do sistema de infromação, assumindo responsabilidades no escopo do projeto – no futuro, estarão ainda capacitados para atuar como facilitadores e agentes de mudança.

5. Envolvimento ativo da TI e Infraestrutura

Envolvimento da TI é muito importante, pois contribui não apenas com a garantia do bom funcionamento da infraestrutura, como também com a visão sistêmica de fluxos e processos.

É essencial a percepção da TI enquanto área estratégica da organização, sendo um dos pilares que irá proporcionar um crescimento sustentável. A TI será uma facilitadora entre a Shift e o Laboratório, trazendo agilidade e conhecimento específico da operação do laboratório.

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