Histórico do paciente: entenda como realizar o armazenamento no seu laboratório

O armazenamento de laudos e exames contendo todo o histórico do paciente é essencial para acompanhar a sua evolução, diagnosticar quadros clínicos e concluir sobre a saúde do indivíduo. O fato é que a lei prevê que os estabelecimentos de saúde têm a obrigação de zelar pela integridade e pela conservação desses arquivos por um tempo.

Contudo, trata-se de uma tarefa que não é tão fácil quanto parece. Além da grande quantidade de ações a serem anotadas, o acúmulo de papéis pode causar um verdadeiro transtorno. Nesse sentido, a tecnologia surgiu como uma aliada, sendo que, atualmente, laboratórios clínicos utilizam sistemas digitais como instrumentos de gestão. Nesse caso, além da infraestrutura tecnológica necessária, é importante prestar atenção a alguns aspectos.

Quer saber como cuidar desses arquivos de maneira segura? Neste artigo, você vai entender a necessidade de o laboratório guardar o histórico do paciente e também vai compreender como a tecnologia pode ser uma solução muito útil para aumentar a produtividade. Acompanhe a leitura!

A importância do armazenamento do histórico do paciente

O armazenamento do histórico do paciente é um assunto que é tratado pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), que é uma organização vinculada ao Ministério da Saúde responsável por exercer o controle sanitário de todos os produtos e serviços, em que se incluem diretrizes para gestão da rotina laboratorial.

Logo, ela regula as questões referentes à elaboração e ao armazenamento de laudos e todas as informações importantes que são passíveis de uso e consulta pelos profissionais de saúde. Assim, a Resolução de Diretoria Colegiada – RDC Nº 302/2005 prevê que todos esses exames, incluindo os de imagens e laudos, são de inteira responsabilidade do estabelecimento de saúde.

Nesse sentido, o item 6.3.8 da RDC 302/2005 prevê que as cópias dos laudos de análise, bem como os dados brutos, devem ser arquivados de modo que sejam facilmente recuperáveis e de forma a garantir a sua rastreabilidade. Na verdade, não se trata apenas do laudo, e, sim, de todas as informações que são utilizadas para compor o resultado da análise.

O prazo mínimo legal para manter o histórico do paciente

Você sabia que é necessário manter os exames dos pacientes armazenados durante um certo prazo? Conforme disposição da RDC 302/2005, os exames de imagem e laudos fazem parte do histórico do paciente e os que são impressos em papel devem ser armazenados no estabelecimento pelo período mínimo de 5 anos. Por sua vez, caso sejam arquivos digitalizados, o armazenamento deve ser feito de forma permanente, ou seja, não há um tempo definido.

Convém mencionar que as instituições têm a obrigação de guardar os exames até o momento em que eles são retirados pelo paciente. Entretanto, há a obrigatoriedade de manter uma cópia contendo outra via, que será, então, arquivada. Ou seja, com relação aos exames que já foram entregues aos pacientes, cabe guardar o laudo emitido, bem como o comprovante de entrega devidamente assinado pelo paciente.

Como o prazo estabelecido para o armazenamento é longo, seria extremamente complicado manter o arquivo contendo esse volume de documentos. Nesse cenário, o uso de sistemas digitalizados veio para otimizar esse processo, contribuindo para a diminuição dos espaços e mantendo os arquivos salvos em pastas digitais, em servidores ou online, por meio da nuvem.

Trata-se de uma forma econômica, prática e moderna de armazenar o histórico dos pacientes, de maneira permanente, sem o risco de perdas. Nesse sentido, os arquivos digitais ou microfilmados devem ser mantidos armazenados permanentemente nos computadores, nos dispositivos móveis ou na computação em nuvem.

O processo de informatização dos dados do paciente

Há a possibilidade de uso de mecanismos tecnológicos com o objetivo de armazenar os documentos dos pacientes. Para isso, é necessário que esses sistemas ofereçam as condições mínimas de segurança a fim de garantir a privacidade dos dados e a integridade dos arquivos. Nesse sentido, o armazenamento em nuvem é uma excelente alternativa.

A melhor forma de armazenar os dados clínicos

Como você já pode perceber, o laboratório de análises clínicas pode proceder de duas formas: armazenar os exames em papel físico pelo prazo de 5 anos, ou guardar o laudo e o comprovante por um período indeterminado. Além disso, pode adotar sistemas online para guardar permanentemente esses exames.

Agora que você já entendeu a importância de guardar integralmente os exames médicos para evitar a sua deterioração e não comprometer o resgate das informações, é essencial analisar o mecanismo de implantação que permite variadas formas de armazenamento.

A primeira alternativa (armazenamento dos documentos em caixas) traz alguns empecilhos. Um deles é a necessidade de se dispor de um espaço considerável para estocar todos os arquivos físicos. Nem sempre isso é uma tarefa fácil, dependendo do porte do laboratório.

Isso porque é necessário deixar o ambiente em uma temperatura adequada para evitar a deterioração. Além disso, um grande volume de material demanda uma maior organização e a padronização dos arquivos, sem falar nos gastos referentes à manutenção do espaço.

A segunda opção adota a tecnologia como aliada. Trata-se de uma maneira inovadora que permite o armazenamento, o acesso e o compartilhamento virtual dos arquivos contendo o histórico do paciente.

Essa ferramenta digital trouxe algumas vantagens, tanto para os pacientes quanto para os estabelecimentos de saúde:

  • mobilidade;
  • segurança dos arquivos;
  • conectividade entre os pacientes e a instituição de saúde;
  • redução de custos (não há necessidade de um ambiente físico para o armazenamento);
  • eficiência operacional e segurança (otimização do processo de gestão e guarda dos arquivos);
  • mais escalabilidade (é possível mensurar o volume de informações inseridas e não há limites de armazenamentos).

O armazenamento dos documentos contendo o histórico do paciente é uma etapa essencial para a gestão de um laboratório clínico. Nesse sentido, cumpre destacar as funcionalidades do aplicativo Onlife. Trata-se de uma plataforma móvel que permite que o paciente tenha acesso a todas as informações referentes ao seu histórico de saúde por meio do celular, aumentando a experiência e a satisfação.

Quer manter um laboratório de alta eficiência? Então, conheça os principais erros no atendimento e como eles podem ser evitados.

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