Seu centro de diagnóstico está saudável? Invista na transparência da gestão administrativa e financeira

  • 09 de novembro de 2022

 

Quando você é indagado a respeito da saúde do seu centro de diagnóstico, elabora uma resposta com base em quê? Será que há dados suficientes para afirmar se o negócio está saudável? Existe conhecimento de indicadores e formas de mensurá-los? Consegue interpretar todas essas informações, cruzá-las e entender de que forma deve agir para melhorar a performance da sua operação?

É necessário apoiar decisões em parâmetros que vão além do que é observado a olho nu e ter um conhecimento aprofundado de tudo aquilo que envolve a rotina do centro de diagnóstico, como despesas, gastos, resultados em cada um dos postos de coleta, estoques, fornecedores, entre tantas outras questões que nos ajudam a dizer, em resumo, se o negócio é escalável, lucrativo e sustentável.

A questão é: como ter essa transparência? Muitos centros de diagnóstico não sabem como fazer isso e alcançar um nível satisfatório de controle. É sobre isso que iremos falar.

Expectativa versus realidade

Sem o uso de tecnologias adequadas, poderíamos dizer que é complexo ter acesso e interpretar indicadores do negócio que darão base para decisões estratégicas no futuro.

Nem sempre o conhecimento de processos administrativos é suficiente para processos clínicos e laboratoriais. Essa noção de como fazer a gestão de todas essas rotinas administrativas e financeiras, muitas vezes, é quase que intuitiva e não técnica. E, por mais que se saiba que a tecnologia pode ajudar, nem sempre é fácil fazer essas escolhas, pois existem diversos sistemas de gestão no mercado que podem apoiar nesse processo.

São diversas as opções possíveis de serem encontradas no mercado. Cada uma com suas características e funcionalidades. O Shift Controller, por exemplo, é o sistema da Shift que gerencia as rotinas administrativas dos laboratórios, incluindo compras, estoque e gestão financeira, funcionando totalmente integrado à plataforma Shift. O sistema de controladoria incorpora todas as particularidades do setor laboratorial, com análises e informações que pautam decisões estratégicas do negócio.

Trazendo para a realidade, basta pensar no controle de estoque. Em geral, soluções padrões de estoque registram apenas a saída do material para o centro de custo que fará o seu uso. Porém, normalmente, esse sistema não permite identificar quando um item foi colocado efetivamente em uso ou consumido. Ou seja, não se tem um nível de detalhamento, por exemplo, sobre qual material está sendo aberto e colocado em uso.

Esse recurso é de grande valia para ter  em casos de lotes defeituosos de reagentes e, embora não seja uma ocorrência corriqueira, esse é um imprevisto que pode acontecer. Permite saber, entre outros aspectos, de quais pacientes foram processados exames usando esse insumo, o que aumenta a segurança.

Mais um exemplo de área onde normalmente falta uma visão geral é a de compras e de qualificação de fornecedores que, aliás, são importantes até mesmo para processos de acreditações, como ONA, PALC, DICQ e ISO. Não existe um olhar, por exemplo, de quem foi o fornecedor selecionado em cada caso, como histórico de cotações, e compras efetuadas.

Outra situação em que demonstra ineficiência de controle é quando se usa um sistema que não se integra com nenhum outro. Em muitos centros de diagnósticos os processos de laboratórios e de contas médicas estão apartados do setor financeiro.

É comum, por exemplo, o uso de planilhas Excel compartilhadas para controlar uma fatura de um convênio a ser recebida. Essa troca do que está sendo feito para monitorar tanto o pagamento, como a glosa, não é automatizado. O setor de faturamento alimenta a planilha e o financeiro faz o lançamento manual de quando aconteceu o pagamento.

É nesse ponto que entram os sistemas especializados de gestão administrativa.

Contando com conhecimento do negócio e da tecnologia na gestão das rotinas

Com o apoio de tecnologia especializada, o caminho dos centros de diagnósticos rumo a negócios mais saudáveis e com maior controle de toda a operação pode ficar menos árduo e, principalmente, trazer a sustentabilidade, a escalabilidade, a rastreabilidade e competitividade que o negócio precisa.

Isso acontece através de um controle integrado de informações que mostram a saúde financeira e possibilitam saber onde cada unidade e o negócio estão posicionados, se a despesa é maior que a receita em determinado posto de coleta, prever gastos com novas unidades; entre outros itens.

No caso do mapeamento de custos, por exemplo, a tecnologia permite saber o custo de cada área do laboratório, baseado nos atendimentos de requisições de insumos para cada setor. É possível até mesmo contabilizar quantas canetas a recepção de determinado posto utilizou. Em outras palavras, é sinônimo de saber onde o centro de diagnóstico está hoje e se há condições propícias de crescimento para o negócio.

Como a Shift pode ajudar

Com o Shift Controller, centros de medicina diagnóstica podem trazer eficácia na gestão de compras e estoque, o que inclui gerenciar todo o processo de compras com rastreabilidade e acompanhamento das diversas etapas, desde a cotação até a emissão da ordem de compra, com hierarquia da aprovação.

Além disso, permite traçar um cronograma de pedidos de últimas compras feitos a fornecedores e os valores pagos, além de uma sugestão inteligente de compras, conforme os limites definidos no estoque e no consumo dos itens.

O Shift Controller também automatiza a entrada dos materiais via importação da nota fiscal, otimizando o tempo de lançamento e gerando a rastreabilidade do material por todas as etapas do processo laboratorial, com controles internos dos lotes e validade dos itens.

Do ponto de vista financeiro, é possível gerenciar em uma plataforma única as contas do laboratório: possibilita visualizar os saldos; acompanhar ainda os orçamentos, o fluxo de caixa, indicadores e as contas a pagar e receber; promover a integração com sistemas contábeis; importar folhas de pagamento e promover a automação entre o financeiro e o faturamento, aumentando a eficiência.

A Shift, com seu conhecimento de mercado e inovação, também desenvolveu a solução pensando em controlar de forma assertiva os valores faturados e recebidos, além de gerir despesas e receitas dos centros de controle de custos, o que permite conhecer o resultado de cada setor do laboratório e a rentabilidade por unidade de atendimento.

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