Gestão de custos no laboratório: veja como a Shift pode ajudar

  • 05 de Fevereiro de 2021

 

Manter um laboratório requer organização não só nas demandas operacionais, mas também na sustentabilidade financeira. Orçamentos qualificados precisam descrever tudo que é necessário para manter o funcionamento do laboratório e isso passa também pela gestão de custos. Manter tudo sob controle, com acompanhamento eficaz e detalhado são atividades que geram benefícios concretos em termos de lucratividade e saúde do negócio.

Em momentos de cenários econômicos não tão animadores, a preocupação com o controle das despesas e custos de um laboratório vêm à tona. No entanto, é necessário estabelecer esse monitoramento de forma contínua, afinal, utilizar recursos de forma eficiente é uma necessidade constante. Nesses casos, soluções tecnológicas adequadas ajudam a chegar aos resultados esperados.

Neste conteúdo, a partir da percepção de Rafael Trevizam, supervisor de implantação da Shift, mostraremos como a gestão de custos pode ser importante para um laboratório e de que maneira ela pode ser executada.

Confira!

Importância da gestão de custos no laboratório

A gestão de custos no laboratório é uma necessidade contínua, uma vez que falamos de uma empresa e, como qualquer outra, organização financeira é essencial. No entanto, em tempos difíceis, a sustentabilidade passa ainda mais por rigor no controle. Nesse mercado, os custos com exames, instrumentos e materiais é alto, o que inviabiliza o funcionamento sem a gestão adequada.

A pandemia da Covid-19 foi um momento que trouxe a redução de exames de caráter geral para os laboratórios, reduzindo as receitas drasticamente nas primeiras semanas de distanciamento. O período serviu para ligar o alerta da importância de conhecer a fundo os custos do estabelecimento, seja com manutenção, seja com insumos. A partir daí, controlar cada real gasto permite ter maior estabilidade financeira.

Como fazer uma gestão de custos eficaz em um laboratório

Reduzir custos é algo muito difícil, afinal, o que realmente se pode deixar de adquirir em um laboratório? A tarefa é muito mais estratégica do que se pensa e, com a ajuda de ferramentas adequadas, é possível relacionar os gastos, entender quanto eles implicam no orçamento e de que maneira podem ser melhor administrados.

O segmento laboratorial mudou muito nos últimos 20 anos e a profissionalização e evolução tecnológica e busca por qualidade foram os principais marcos. Hoje, há equipes totalmente dedicadas à gestão de pessoas e finanças, o que permite entender custos e saber como eles impactam o negócio por meio de indicadores precisos.

Identificando e analisando os custos

Primeiramente, o laboratório deve ter todos os seus custos relacionados. Assim, é possível elencar despesas de mão de obra, manutenção, operação e todas as outras necessidades. Na identificação desses custos, é possível detectar categorias como:

  • insumos operacionais e técnicos;
  • custos de manutenção;
  • folha salarial;
  • custos operacionais (energia, água, internet, aluguel do espaço etc.);
  • custos com materiais de limpeza e higienização.

Com tudo isso devidamente relacionado, é possível entender qual é o custo operacional do laboratório, ou seja, quanto é necessário despender mensalmente para que ele funcione. Depois de elencar todos os custos, analisá-los ajuda a entender como podem ser otimizados, o que direcionará para possíveis cortes e reduções.

Primeiramente, a negociação com fornecedores deve ser uma ferramenta importante. A gestão de custos passa por definir parcerias vantajosas, ou seja, comprometimento com um fornecedor em troca de preços mais baixos. Também, é importante calcular o volume de uso de insumos, para então fazer pedidos com as quantidades certas, no período mais adequado.

Quanto à folha salarial, cabe também analisar quantas pessoas são necessárias, desde a equipe técnica até outros colaboradores do laboratório. Em alguns casos, terceirizar pode sair mais barato que manter alguém em um cargo que não seja técnico.

Como o uso de um software ajuda nessa gestão

A gestão de laboratórios não pode ser feita com suporte de recursos manuais ou não automatizados, como as planilhas. Ainda que eles funcionem, é fundamental ter precisão no registro de custos e, após isso, acompanhamento da progressão financeira do laboratório.

Hoje, softwares de gestão são fundamentais para alinhar administração e finanças em um só ambiente, com integração de dados que ajudarão no controle de custos e na tomada de decisão. Por meio dessas plataformas, gestores conseguem acompanhar todas as despesas, sua origem, quanto elas geram ao orçamento e uma série de indicadores financeiros.

Nessas ferramentas, é possível acompanhar o consumo de materiais por meio dos pedidos feitos, o custo e histórico de compras, o estoque, o fluxo de caixa do laboratório, entre outros indicadores. Eles se tornam base para a criação de relatórios de alto detalhamento que ajudam a acompanhar as despesas do estabelecimento e, a partir disso, tomar decisões em prol de maior economia.

As soluções Shift oferecem total controle na gestão financeira

A Shift é uma empresa de soluções tecnológicas para laboratórios, visando a total integração dos departamentos, o controle de demandas e a organização financeira. Para isso, os softwares permitem que os setores se comuniquem de maneira dinâmica, trocando informações estratégicas. Dessa maneira, toda atividade pode ser checada pelos departamentos.

O trabalho começa com um sistema que permite o acompanhamento do pré ao pós analítico, com capacidade de se integrar a módulos de setores como o administrativo e o financeiro. Toda atividade executada na empresa gera registros que podem ser coletados e aproveitados pelos setores relacionados.

O Shift Controller gerencia em uma plataforma única as contas do laboratório, orçamento, fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, indicadores e até mesmo a integração com sistemas contábeis e importação da folha de pagamento. Torna-se ainda possível automatizar a comunicação entre o financeiro e o faturamento aumentando a eficiência e controlando de forma assertiva os valores faturados e recebidos.

De modo geral, todos os custos do laboratório podem ser registrados e monitorados, mas com as soluções da Shift, a análise é mais completa. Os indicadores oferecidos ajudam a entender a progressão dos custos, as necessidades de despesas do laboratório e como elas impactam as finanças. Assim, se torna mais fácil manter a saúde financeira do negócio.

Com um software especializado no segmento de medicina diagnóstica, a gestão de despesas e receitas de acordo com a estrutura de centro de custos permite conhecer o resultado de cada setor do laboratório e a rentabilidade por unidade de atendimento.

A gestão de custos é um trabalho fundamental e que não pode estar associado apenas aos momentos mais difíceis. Finanças controladas ajudam laboratórios a manter suas unidades de coleta seguras e dão perspectiva de abertura de novas, mas com total entendimento dos custos.

Em busca da solução ideal para a gestão do seu laboratório? Entre em contato com a Shift e saiba como podemos ajudar!


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