Gestão de compras no laboratório: 4 dicas para otimizar

A gestão de compras de materiais para laboratórios é um procedimento que exige cautela por parte dos profissionais.

Trata-se de uma das etapas mais importantes para as atividades de um laboratório. O segredo está em conhecer o processo de gestão de compras para que seja possível aproveitar as oportunidades de maneira mais inteligente — tudo isso sem implicar necessariamente o aumento de investimentos. Para tal, é importante analisar o mercado e fazer um planejamento adequado que controle o fluxo de entrada de materiais e garanta que eles serão utilizados para fins adequados.

Se você é gestor ou dono de um laboratório de análises clínicas, não pode deixar de ler este artigo. Nele, você vai entender como implementar uma gestão de compras eficiente no seu empreendimento de forma que consiga crescer e prosperar cada vez mais. Confira!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras consiste nas ações que visam planejar todos os fatores que envolvem a aquisição de materiais adequados e nas quantidades corretas para o abastecimento de um laboratório. Do mesmo modo, é feito um estudo para conseguir os produtos que apresentam a melhor relação custo-benefício, bem como para que sejam entregues na data acordada previamente. Ela é, portanto, uma atividade essencial a ser desempenhada pela equipe de gerenciamento de uma empresa.

Para você ter uma noção melhor dessa importância, vamos citar um exemplo. Atualmente, uma empresa investe cerca de 50% a 80% de toda a sua receita bruta na compra de materiais e insumos.

Na prática, um laboratório de análises clínicas que utiliza toda essa porcentagem de capital em produtos que têm alta taxa de rotatividade trabalha com uma quantia considerada alta. Do mesmo modo, as chances de prejuízos causados por erros de cálculo ou falhas no planejamento e nas operações também são grandes.

Por que é essencial manter um setor especializado de gestão de compras?

Todo laboratório que deseja o sucesso deve manter um setor específico que cuida de todos os procedimentos relativos às compras de materiais a serem utilizados pelo estabelecimento. Essa medida otimiza a logística de toda a empresa.

A equipe ficará responsável, dentre outras funções, por verificar o prazo de validade dos materiais e manter uma lista atualizada, contendo as informações sobre os fornecedores e a cotação de cada um, como uma forma de acompanhar e comparar os preços e poupar tempo no momento da compra. Da mesma forma, também devem ser combinados os prazos e a logística de entrega, por exemplo.

Além disso, é importante integrar as demais equipes do laboratório e promover campanhas de conscientização relativas à economia dos materiais e aos insumos que são utilizados, evitando, assim, o desperdício.

Quais são os cuidados necessários na compra de materiais em um laboratório?

Confira, a seguir, alguns cuidados que devem ser observados e que garantem a otimização da gestão de compras e o controle de estoque em um laboratório de análises clínicas.

1. Faça o monitoramento de entrada e saída de estoque

O controle rígido e preciso de toda entrada e saída de produtos do estoque ajuda a ter o conhecimento dos itens que têm maior índice de rotatividade e que devem ser comprados com maior frequência.

Essa medida evita a falta de materiais no estoque, o que poderia comprometer as rotinas laboratoriais e, até mesmo, causar atrasos na realização, processamento de exames e entrega de resultados.

Nesse sentido, o laboratório pode adotar mecanismos automatizados — softwares — que ajudam o profissional na administração e no acompanhamento de entradas e saídas dos produtos, registrando cada nova movimentação que venha a acontecer.

2. Avalie os fornecedores

Antes de fechar negócios, faça uma boa gestão dos fornecedores com os quais vai manter vínculos e mantenha um bom relacionamento com os parceiros de negócios. Isso é importante para garantir que as fases de negociação decorram de maneira mais fluente e espontânea, sendo possível, até mesmo, obter descontos ou formas de pagamento mais atrativas para o seu laboratório.

Saiba qual é a reputação daquele fornecedor no mercado e se ele é bem-visto perante os demais compradores, por exemplo. Isso ajuda a evitar problemas no futuro. Além disso, conheça os serviços oferecidos, veja se há flexibilidade na entrega e se há algum tipo de garantia contra acidentes ou casos fortuitos que possam, porventura, acontecer durante o transporte dos produtos.

O ideal é trabalhar com mais de um fornecedor ou, pelo menos, conhecer mais de um. Assim, em caso de situações de urgência, você poderá contratar outro provedor e não correrá o risco de ficar com o estoque esgotado.

3. Faça o cálculo de giro de estoque

O giro de estoque — rotatividade — consiste na velocidade e na frequência com a qual o inventário de um estoque é renovado, bem como mantém o controle do período médio de permanência dos materiais no armazenamento antes do seu uso no laboratório.

Nesse sentido, o cálculo do giro de estoque é um indicador que analisa essa movimentação. Assim, a operação pode ser prejudicada se o cálculo não for feito, podendo a empresa ter que parar as atividades por falta de estoque ou ter prejuízo por conta de material sobrando e que não foi utilizado.

4. Mantenha um estudo da sazonalidade

A sazonalidade envolve fatores externos que influenciam determinado negócio. Nesse sentido, se houver aumento da demanda de materiais, os preços tendem a subir. Por outro lado, caso haja uma baixa nas compras, os valores reduzem.

Desse modo, a gestão de compras será responsável por estudar e prever prováveis sazonalidades. De posse dessas informações, é possível montar um planejamento com o intuito de se preparar para esse momento e explorar as oportunidades oferecidas para garantir melhores resultados.

A atenção a esses pontos é fundamental para otimizar os resultados do laboratório, como uma forma de reduzir os custos e aumentar a lucratividade. Como uma sugestão para melhorar a performance da gestão de compras, há a possibilidade de adotar mecanismos tecnológicos com o objetivo de aperfeiçoar as operações de gerenciamento, conhecer melhor o fluxo do laboratório e otimizar o controle de todo o estoque, como softwares de gestão que ajudam no controle e na administração dos materiais adquiridos e na sua rotatividade.

Entendeu como fazer uma gestão de compras de materiais para o seu laboratório de maneira eficiente? Assine a nossa newsletter e seja o primeiro a receber notícias e conteúdos exclusivos!

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