Como um software para laboratório gera valor para a operação

  • 15 de Fevereiro de 2021

 

Saber explorar recursos tecnológicos no seu negócio faz toda a diferença. Assim como em outros nichos, a tendência de usar ferramentas inovadoras para aumentar a produtividade e facilitar a rotina de trabalho também é crescente nos setores de saúde – e um software para laboratório é um ótimo investimento, tanto para resultados mais eficientes quanto para a segurança e a qualidade dos serviços prestados.

No entanto, é importante ressaltar que a escolha da ferramenta deve ser criteriosa. Para obter os melhores retornos e evitar dores de cabeça, é necessário considerar certos fatores, como a empresa que será sua parceira e as funcionalidades que o sistema oferece.

Nessa perspectiva, vamos apresentar o potencial e o valor de um software para laboratório, destacando como ele funciona, quais seus principais benefícios e como escolher o mais adequado.

Aproveite a leitura!

O que é um software para laboratório?

Trata-se de um sistema específico para a gestão laboratorial, capaz de integrar vários processos da rotina em um único lugar. Suas funções otimizam desde o contato com o paciente até a performance da área técnica e o controle do estoque, automatizando diversas tarefas diárias que antes eram feitas manualmente. Logo, auxilia na simplificação de outras atividades e permite uma melhor gestão do tempo.

Com a ajuda desse suporte, é possível focar mais nos cuidados necessários nos atendimentos, por exemplo, além de fazer análises mais assertivas e entregar resultados aos pacientes com maior agilidade. Assim, o investimento nesse recurso é um importante diferencial competitivo, que ajuda no desenvolvimento e no crescimento do negócio.

Como o software funciona no dia a dia

Como explicamos, o software para laboratório desempenha diferentes funções: ele fornece suporte a todas as etapas do atendimento, desde a recepção, até informações de coleta, processamento de exames e de faturamento, elaboração e emissão de relatórios de convênios. Também é possível acompanhar melhor o estoque e as demandas de insumos, entre outras tarefas que integram o cotidiano laboratorial.

Essas soluções são desenvolvidas com o objetivo de proporcionar eficiência operacional ao automatizar as atividades de gerenciamento da empresa. Adotar esse sistema significa melhoria no controle de todos os setores da operação, do pré ao pós-analítico, além de aumentar a qualidade no processamento de dados e informações, eficiência no cumprimento de prazos e, consequentemente, a satisfação dos pacientes.

Como o uso de tecnologia nos laboratórios impacta a qualidade da gestão?

Diante a competitividade cada vez mais acirrada no mercado da saúde, direcionar os esforços para buscar um resultado cada vez mais inovador e alinhado às necessidades do mercado pode ser um caminho que possibilite melhorar a escalabilidade do laboratório, a maximização do faturamento e a experiência do paciente.

Sem investir nas inovações tecnológicas, é praticamente impossível potencializar os resultados e gerar lucratividade suficiente que possibilite novos investimentos e expansão do negócio. A verdade é que, em qualquer segmento, uma das premissas mais relevantes para conquista e fidelização dos clientes é a excelência nos serviços e a qualidade do atendimento.

Para tanto, o gestor deve focar nos pontos que precisam ser ajustados para atingir esse patamar e melhorar a experiência do paciente. A adoção de um sistema específico para gerenciamento favorece a percepção desses gargalos e ajuda a focar em medidas centradas nas necessidades e nas expectativas da liderança e equipes.

Quando essas metas se tornam prioritárias, os resultados são imediatos, pois a tendência é o crescimento e o destaque do laboratório no mercado. Entretanto, para isso, é fundamental que a gestão tenha em mente que a agilidade dos serviços e a eficiência no atendimento são aspectos essenciais na rotina laboratorial. Contudo, tais metas dificilmente serão alcançadas sem uma tecnologia eficaz.

Em síntese, essas mudanças só serão alcançadas com o investimento em um sistema moderno de gestão laboratorial, centrado em metodologias voltadas para as necessidades do laboratório, pois reestruturar os processos internos possibilita aprimorar o desempenho das equipes, aumentar a satisfação com o atendimento, otimizar o fluxo de exames e pacientes, e impulsionar a marca perante a concorrência.

Quais são os benefícios do software para laboratório?

Agora, você já sabe dos impactos gerais de um software para laboratório. Contudo, para uma explicação mais abrangente, decidimos listar alguns dos benefícios específicos mais relevantes dessa ferramenta. Confira!

Agilidade

Deve-se trabalhar em prol da melhoria do atendimento e da performance global do laboratório. No entanto, tornar a rotina mais ágil e prática é a consequência da adequação de novas formas de execução das tarefas. Tais mudanças surgirão com o suporte de instrumentos tecnológicos para intensificar a produtividade de todos os setores e etapas de atendimento.

Redução de custo

O investimento em insumos tecnológicos representa incontáveis vantagens e, cada vez mais, se torna sinônimo de economia de dinheiro e de tempo. Recursos baseados em soluções automatizadas trabalham por si só e possibilitam maior redução de custos no laboratório, além de rapidez e otimização das tarefas.

Atividades que antes demandavam maior quantidade de colaboradores podem ser feitas pelo sistema em um piscar de olhos. Esse é apenas um exemplo de como a gestão de laboratórios poderá reduzir uma infinidade de gastos desnecessários. Além do mais, extinguir problemas, como erros resultantes da ineficiência de processos manuais, também gera economia.

Confiabilidade

A confiabilidade em processos, dados e indicadores é uma questão que exige atenção especial e, por isso, não pode ser feita sem um sistema de informação laboratorial eficaz. O uso de um sistema de gestão integrado possibilita maior segurança e mais confiabilidade aos resultados finais.

Precisão

Tarefas muito manuais elevam a probabilidade de erros. Além de poder resultar em retrabalho e impactar na segurança do paciente. A forma mais segura de aumentar a precisão desses dados, para não comprometer a credibilidade dos serviços e nem prejudicar o paciente, é pela automatização de processos por meio de um sistema especializado no fluxo operacional do laboratório.

Assim, quando a gestão se conscientiza da importância de investir em métodos automatizados e inovadores, adotando medidas para potencializar esses pontos na rotina laboratorial, todo processo se torna mais produtivo e eficaz. Além da melhoria no atendimento do paciente na recepção e na coleta, os profissionais de saúde conseguem diagnósticos mais eficientes e rápidos.

Logo, pode-se afirmar que a gestão de um laboratório que não possui tecnologia específica – e que ainda usa metodologias obsoletas em seus processos internos – coloca em risco a continuidade de seu empreendimento. A adequação às inovações tecnológicas é um diferencial competitivo para a gestão que almeja crescer, fortalecer a marca e se destacar no mercado.

Como funciona a implementação do software de gestão?

Em primeiro lugar, é necessário compreender a importância da automatização de certas tarefas. À medida que o número de pacientes aumenta, por exemplo, torna-se mais difícil executar manualmente uma série de atividades, como o controle das informações, tornando-se suscetível a erros, gastos inesperados e uma má reputação no mercado.

Nesse sentido, contar com uma boa estrutura tecnológica é a solução mais viável para melhorar o processo de gestão, otimizar o tempo de atendimento e obter resultados mais promissores. O ideal é avaliar um parceiro tecnológico experiente e que seja líder no mercado em qualidade e abrangência da solução. Antes de começar essa busca, porém, é necessário entender a realidade do seu laboratório e identificar quais são as atividades que exigem automatização.

A compreensão das necessidades do seu laboratório ajuda a escolher o sistema mais adequado. Assim, um dos primeiros passos a serem dados é mapear as demandas de cada setor, desde a recepção até as realizações e as análises de exames. Esse será um dos pilares para saber o que procurar em um software.

Além disso, é necessário considerar não apenas o presente, mas também o futuro. O sistema escolhido deve ter possibilidades de se adaptar ao crescimento do laboratório e às mudanças no mercado. A quantidade de demandas vai crescer, novos pacientes e novos dados chegarão, assim como novos equipamentos, aos quais o sistema precisará estar preparado.

A escolha deve passar por um processo cuidadoso e detalhado. Pesquise bastante sobre o assunto antes de partir para a busca prática de suas opções e, antes de fechar negócio, conheça a fundo seus possíveis parceiros estratégicos.

Além disso, treinar e capacitar a sua equipe é parte importante desse processo. Deve haver uma fase de adaptação ao novo sistema, incluindo cursos e treinamentos especializados, até que os colaboradores estejam seguros para interagir com o software. Ainda que a interface seja intuitiva, o ideal é treinar as equipes e deixá-las aptas à execução dos comandos.

A adaptação a um novo sistema pode levar algum tempo e, durante esse período, é possível que o trabalho passe por certas interferências. Além de oferecer o apoio necessário às equipes, converse com a empresa parceira sobre o que se pode esperar no dia a dia dessa fase inicial.

Como saber se está na hora de trocar o seu software para laboratório?

É possível que um laboratório já conte com um sistema automatizado que não esteja tão eficiente quanto o esperado. Existem alguns sinais de que o software não está em condições de oferecer os melhores retornos, o que indica a necessidade de uma troca. Um exemplo é quando o sistema falha constantemente, demandando alta quantidade de manutenções. Isso atrasa as atividades, gera estresse na equipe e ainda exige gastos inesperados, afetando o laboratório de diversas maneiras.

Ainda, existem casos nos quais o sistema não consegue acompanhar, seja o crescimento do laboratório ou as transformações do mercado. Se o software não se atualiza mais ou não suporta as demandas que aparecem, é importante começar o planejamento para a troca.

Além disso, se você conta com diferentes sistemas que não são integrados entre si, é interessante mudar essa realidade. A integração dos sistemas traz grandes facilidades para a rotina, além de evitar confusões, erros e prejuízos. Assim como a primeira implantação de um software para laboratório, a troca deve ser bem planejada e cuidadosa. Devem ser feitos os mesmos mapeamentos e pesquisas já mencionados, com o objetivo de encontrar a melhor solução, com longa durabilidade

As equipes devem ser informadas sobre a troca, os motivos e as vantagens, recebendo também treinamentos e auxílio para a nova adaptação. Tome cuidado para não escolher um software que apresente as mesmas complicações do anterior. Mapeie os problemas e se informe com calma. Apressar o processo não é uma boa ideia, por mais que você queira solucionar a questão. Por fim, identifique os impactos que essa mudança terá no dia a dia e procure fazer a transição da melhor forma possível.

Como escolher o melhor software para laboratório?

Saber o que considerar na aquisição de um software faz toda a diferença, evitando prejuízos e até a necessidade de trocas. Um sistema de qualidade pode acompanhar o seu laboratório por muitos anos, mas é preciso fazer a escolha adequada. Separamos algumas das informações mais importantes nesse processo. Confira!

Saiba quais são as funcionalidades mais importantes

Como explicamos, um passo fundamental é identificar as necessidades do laboratório. Contudo, para além disso, é importante estar atento às regulamentações do mercado e às demandas do setor de medicina diagnóstica. Pense no seu negócio, identifique demandas dos colaboradores e considere também o contexto, o mercado, suas exigências e ágeis evoluções.

É indicado buscar por uma tecnologia de ponta, robusta e avançada. Assim, será possível acompanhar as transformações e proporcionar o melhor para os pacientes. O software escolhido influencia fortemente o bem-estar e a satisfação geral tanto dos colaboradores quanto dos pacientes, pois, além de ser responsável por armazenar seus dados, garante a segurança de suas informações e a experiência ao receber os resultados dos exames.

A abrangência da solução é um fator fundamental. Além disso, o Coordenador Comercial e de Marketing da Shift, Vinícius Pradella, recomenda que o sistema deve garantir certas ações, incluindo:

  • integração com equipamentos de automação;
  • emissão de laudos facilitada;
  • organização e gestão do estoque;
  • integração entre setores e processos;
  • centralização de questões administrativas.

Outras informações válidas, segundo Vinícius, envolvem os padrões de segurança do sistema e a forma como é feito o armazenamento dos dados.

Escolha o melhor parceiro estratégico

Outra etapa fundamental é a escolha da sua empresa parceira, que oferece a solução e todo o acompanhamento. A intenção é que seja uma parceria longa e bem-sucedida, então é importante levar diferentes pontos em conta.

Informe-se sobre as diversas características da empresa, desde as particularidades de seus produtos até seu modo de trabalhar, sua atuação e atualização frente às demandas do mercado. Por mais que o segmento seja o mesmo, cada empresa é única e tem seu próprio modo de trabalhar.

Pesquise também sua reputação e converse com outros clientes. Busque por opiniões e avaliações diversas, conhecendo um pouco do desempenho prático da organização no mercado. Assim, fica ainda mais seguro tomar uma decisão. Solicite propostas comerciais e, antes de fechar negócio, peça uma apresentação do produto para verificar se ele atende às suas necessidades. Não tenha medo de fazer muitas perguntas e tirar todas as suas dúvidas.

Além de tudo isso, antes de fechar um contrato, avalie o suporte técnico que a parceira oferece. Esse trabalho é fundamental desde o começo da implantação do software, mas não deve se restringir apenas à fase de adaptação: a parceira deve sempre estar disponível para tirar dúvidas e conversar sobre suas demandas.

É preciso contar com bons profissionais para fazer a instalação, além de suporte para o aprendizado e o domínio do novo sistema. Informe-se sobre detalhes de como essa ajuda é oferecida pela empresa, além de horários de disponibilidade e prazos para solucionar suas chamadas.

Como a Shift pode ajudar?

O Shift LIS é uma plataforma única de tecnologia que atende aos segmentos de análises clínicas, imagem, anatomia patológica e imunização. A solução é ideal para laboratórios que precisam de modernização e adequação às tendências do mercado tecnológico, oferecendo a solução que pode melhorar a performance e aprimorar os resultados em um curto espaço de tempo.

A Shift atua nesse mercado há quase 30 anos e está focada no desenvolvimento de inovações tecnológicas para garantir mais eficiência, produtividade e competitividade ao segmento laboratorial, tanto no Brasil quanto na América Latina. O Shift LIS é um sistema de informação completo, eficiente e integrado, para assegurar ao laboratório os melhores processos do mercado.

Entre os diferenciais mais relevantes, o software possibilita maior controle de qualidade, mais segurança e rastreabilidade do pré ao pós-analítico. Suas funções incluem:

  • gerenciamento da performance de todos os setores do laboratório, integrando tudo em um único sistema e, assim, agilizando as tarefas do dia a dia;
  • rastreabilidade completa de todos os processos, facilitando diferentes análises;
  • dados em cloud e plataforma totalmente web, garantindo um armazenamento adequado de todas as informações dos pacientes e do negócio;
  • gestão por indicadores, auxiliando nas tomadas de decisão;
  • redução do tempo de entrega de resultados dos exames, o que ajuda a fidelizar pacientes e médicos;
  • gestão automatizada de processos manuais, o que reduz a quantidade de papel usada pelo laboratório, contribuindo para sua sustentabilidade.

Esse é apenas um dos diversos serviços voltados para a área laboratorial. Estamos à disposição para apoiar o seu negócio, ajudando a garantir o melhor para suas equipes e, claro, seus pacientes.

Um sistema de qualidade favorece o negócio em diferentes aspectos. Contar com um bom software para laboratório vai muito além de ser uma adequação às tendências tecnológicas: é um investimento no bem-estar do negócio, dos pacientes e dos colaboradores.

Esperamos que tenha gostado de saber mais sobre esse recurso tão importante. Para mais informações sobre o Shift LIS ou para tirar outras dúvidas, não deixe de entrar em contato!


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