• 30 de Junho de 2020

 

O faturamento é um serviço cotidiano na administração de qualquer empresa — incluindo os laboratórios de análises clínicas. Para otimizar essa tarefa, contar com um registro automatizado e inteligente das contas do laboratório é primordial. É por isso que a velocidade e a produtividade do processo de faturamento impacta diretamente na sua gestão.

Os laboratórios têm a particularidade de contar com múltiplas fontes pagadoras, exigindo uma atenção especial do pagamento: com frequência, a depender da fonte, os padrões do faturamento serão diferentes e precisarão ser rotineiramente personalizados. Além disso, o setor é conhecido classicamente pelo alto volume de papel necessário nas operações, algo que aumenta o risco de erros e omissões.

Por isso, explicaremos qual a importância de um faturamento ágil e como fazê-lo, tanto na saúde suplementar quanto no SUS. Dessa maneira, será possível tornar seu negócio cada vez mais sustentável e alinhado às necessidades do mercado. Continue lendo para saber mais.

Qual a importância da eficiência no faturamento?

Para compreendermos o impacto da velocidade do faturamento na gestão laboratorial, utilizaremos dois exemplos de negócio. No primeiro exemplo, não há automatização do processo e todas as entradas são feitas manualmente. No segundo, o faturamento é feito por um software que organiza as diversas fontes pagadoras, cada qual com suas regras de cobrança, pagamento e autorização.

No primeiro laboratório, é preciso que o responsável pelo processo de faturamento cadastre todos os serviços, um a um, nos meios próprios. Além de demandar tempo do profissional, o processo requer atenção às particularidades de cada fonte pagadora.

Nesse modelo, muitos erros podem ocorrer. O risco de algum exame ser esquecido ou de dados serem trocados é alto, e pode trazer consequências significativas. Além disso, caso o período de acúmulo seja muito grande, pode ocorrer atraso no pagamento dos serviços.

A longo prazo, isso se reflete em uma situação financeira na qual há muita receita pendente, mas pouco dinheiro em caixa. O laboratório corre o risco de ficar no vermelho quando precisar de novos investimentos, mesmo que já conte com o dinheiro que será depositado.

Além disso, um faturamento lento e manual frequentemente está associado com outros problemas do processo: falta de padronização e pouca digitalização estão entre os principais. Isso gera maior risco de glosas e atrasos nos pagamentos, devido às possibilidades de erros humanos e de não adequação às normas das fontes pagadoras.

No nosso segundo laboratório hipotético, entretanto, isso não ocorre. Em vez de ficar a cargo de uma intervenção manual do responsável pelo faturamento, o mesmo é feito pelo software, que padroniza as informações no momento de envio. Se o pagamento vem da saúde suplementar, por exemplo, ele provavelmente utiliza o padrão TISS, que é automaticamente preenchido com base na classificação da fonte pagadora.

Outra funcionalidade do software é permitir uma visão global sobre os processos de faturamento do laboratório: ele indica quais exames foram cadastrados e ainda não foram faturados, permitindo ao gestor conhecer seus status atuais.

Nesse cenário, o uso de sistemas de informação laboratorial minimiza o risco de erros e omissões no faturamento. Além disso, ele organiza as fontes pagadoras conforme os padrões utilizados e os mantêm atualizados, otimizando o contato com essas fontes. Isso melhora a sustentabilidade da gestão financeira do laboratório e reduz os índices de atrasos e glosas.

Embora os exemplos sejam ilustrativos para demonstrarmos a importância da rapidez do faturamento, devemos admitir que essas não são as únicas realidades: a maioria dos laboratórios se encontra entre essas duas realidades, em graus diferentes de digitalização e automatização de processos. Por isso, é fundamental que o gestor conheça seu patamar no processo de transformação digital, e quais etapas ainda precisam ser otimizadas.

Como agilizar o processo de faturamento?

Uma vez conhecendo a importância de padronizar e automatizar o processo, é importante conhecer suas principais variáveis. Embora hajam muitas variações nas regras de faturamento — especialmente na saúde suplementar — destacamos os principais modelos utilizados, e como agilizá-los. Confira.

Saúde suplementar

A esfera privada é regulamentada pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). Para padronizar os sistemas de faturamento e a troca de informações entre agentes de saúde, a ANS criou o padrão TISS. Significando Troca de Informação de Saúde Suplementar, ele preza por 5 componentes de organização, que são obrigatórios na saúde suplementar. São eles:

  • componente organizacional;
  • conteúdo e estrutura;
  • representação de conceitos em saúde;
  • segurança e privacidade;
  • comunicação.

Embora todos eles sejam importantes para o faturamento, destacamos a importância dos módulos 3 e 5. O componente de representação de conceitos em saúde define a Terminologia Unificada da Saúde Suplementar (TUSS); ela é utilizada em formulários e relatórios entre agentes de saúde, incluindo planos de saúde e laboratórios. Adotá-la no faturamento significa que você vai fornecer à operadora exatamente o que ela necessita, nos padrões da ANS.

O módulo 5, que lida com a comunicação, estabelece a comunicação das mensagens eletrônicas, no que concerne ao conteúdo e à estrutura. Como ele adota uma linguagem específica — o XML —, é importante que os softwares se adéquem a ela na geração do faturamento.

Uma face importante de lidar com o padrão TISS é ficar atento quanto às suas atualizações: a ANS disponibiliza uma tabela com as versões atuais e seu histórico, informando quando é o limite máximo da implantação da nova versão. Como o período entre a publicação e o início da vigência é muito curto (de poucos dias), uma saída muito utilizada é a atualização automática. Feita por via Patch, ela é programada para buscar regularmente as últimas versões e manter seu sistema atualizado paraatualizado.

SUS

Para prestar serviços ao SUS, o laboratório deve estar cadastrado no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde (CNES). O faturamento também pode ser feito por via digital, pelo SCNES, que é o sistema do CNES.

Existem dois módulos principais do SUS aos quais os gestores de laboratório devem se atentar: o BPA e a APAC. O primeiro se refere ao Boletim de Produção Ambulatorial, que permite ao prestador de serviço registrar os atendimentos realizados. Ele também permite informar ocorrências de forma conjunta em procedimentos simples, facilitando a troca de informações entre o sistema e o laboratório.

A APAC, por outro lado, se refere a Autorização de Procedimentos de Alta Complexidade. Por se tratar de procedimentos mais especializados (e de maior custo), não há possibilidade de produção por lotes. No entanto, o governo permite que se crie os dados do faturamento antes mesmo da emissão das APAC, em pacientes com tratamento constante. Os valores dos serviços notificados pelos BPA e pelas APAC são tabelados conforme a tabela SIA.

Como vimos, o processo de faturamento deve considerar múltiplas particularidades, principalmente na divisão das fontes pagadoras. A padronização e a automatização dessa tarefa a tornam mais rápida e acurada, reduzindo os atrasos e os erros do faturamento. O uso de soluções digitais, nesse cenário, tem sido cada vez mais incorporado para facilitar a vida dos gestores.

Na agilização do faturamento, a gestão de dados é fundamental. Saiba como fazê-la no laboratório e otimize sua gestão financeira!


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