• 01 de Março de 2020

 

A grande quantidade de tarefas e o aumento do número de exigências referentes à qualidade dos serviços têm feito com que os empreendimentos laboratoriais priorizem o investimento em ferramentas para automatizar processos do laboratório.

Esse mecanismo proporciona qualidade no serviço e aumenta a eficiência operacional da equipe, principalmente em tempos em que a transformação digital vem se tornando uma tendência e ganhando cada vez mais espaço no cenário da gestão empresarial. Afinal, a automatização é uma excelente maneira de alcançar maior performance operacional e minimizar os custos.

Por isso, neste artigo, você vai entender o que significa automatizar processos e vai conhecer os benefícios que isso proporciona. Confira!

O que é a automatização de processos?

A automatização de processos consiste na estratégia que busca gerenciar e otimizar a performance de uma empresa por meio da adoção de mecanismos tecnológicos que permitem o ciclo de modelagem, execução e medição de desempenho. A sua atuação ocorre, principalmente, em processos burocráticos e repetitivos.

Nesse sentido, essas soluções tecnológicas são usadas com o objetivo de trazer mais eficiência, reduzir custos, erros e o tempo necessário para executar determinada tarefa. Isso só se torna possível graças à integração dos sistemas que ocorre por meio da automatização das atividades que, antes, eram desempenhadas por humanos.

Como a automatização é importante atualmente?

A tecnologia está presente em grande parte das empresas de diversos segmentos. Essa é uma realidade que veio para ficar. As tarefas que, antes, eram executadas manualmente por funcionários da equipe estavam sujeitas a falhas — erros de digitação, de cálculo, atrasos, entre outros. Atualmente, essas operações ficam a cargo de ferramentas automatizadas muito mais eficientes e seguras.

Na área da saúde — em particular, em laboratórios de análises clínicas —, existem softwares padronizados que atuam de maneira precisa com a função de auxiliar profissionais médicos e farmacêuticos, por exemplo, a identificar o diagnóstico rapidamente, com o mínimo de margem de erro. Se comparados com o trabalho manual humano, esses aparelhos são infinitamente mais vantajosos.

Quais são os benefícios de automatizar processos?

Como uma forma de reforçar ainda mais a importância da automação de processos em laboratórios, vamos apresentar algumas vantagens que essa medida proporciona aos estabelecimentos clínicos.

Rastreabilidade total

A substituição das atividades manuais por um software automatizado permite que as informações fiquem registradas e possam ser consultadas de maneira simplificada, onde a ocorrência de falhas na comunicação também diminui.

Assim, é possível ter um fácil acesso ao detalhamento de informações de todas as atividades do laboratório, incluindo desde todo o processo de atendimento, à logística de amostras, controle de guias, validação de resultados, entre outros.

Diminuição de custos

A automatização proporciona uma economia e diminui o desperdício de recursos, de tempo e de esforço humano, ou seja, os custos são otimizados. Sendo assim, a automatização contribui para que o laboratório realize suas atividades com maior eficiência e com muito menos recursos.

Desse modo, torna-se possível ter uma visão mais ampla dos processos e analisar os pontos que precisam de mais atenção, pois estão apresentando ineficiência e atrasos. Assim, o gestor pode identificar as correções que precisam ser realizadas e aprimorar as atividades, ajudando a potencializar a performance cada vez mais.

Gestão segura e eficaz

A administração inteligente e transparente dos processos, aliada à variedade e à disponibilidade de informações dispostas em apenas um sistema, permite que os empresários e gestores consigam entender mais a fundo a situação das operações e o funcionamento da organização. Trata-se de enxergar a empresa sob uma nova perspectiva. Assim, as decisões podem ser tomadas com mais clareza e baseadas em panoramas reais e concretos, sem suposições.

Redução do tempo de trabalho

O tempo gasto para a execução das operações é reduzido drasticamente com a substituição do trabalho manual pelos mecanismos automatizados. Com isso, as atividades essencialmente burocráticas e administrativas podem ser desempenhadas com maior eficiência. Assim, sobra mais tempo para a equipe focar sua atenção e esforços em outras funções, consideradas até mais críticas para a operação do laboratório.

Maior competitividade

A implementação de processos automatizados garante uma maior facilidade na transmissão de informações e na organização das atividades. Desse modo, as tarefas são aperfeiçoadas e otimizadas.

Esse fato permite que o laboratório ganhe vantagem competitiva, uma vez que os pacientes se sentem confiantes e motivados a procurar a sua empresa, graças à qualidade dos serviços oferecidos. Como consequência, há uma melhoria na reputação do laboratório no mercado e o aumento da lucratividade.

Rapidez na produção e emissão de laudos

Os laudos e relatórios são produzidos e emitidos digitalmente, o que torna o processo mais ágil e eficiente. Também há a possibilidade de acompanhar as etapas de apuração do resultado pela rastreabilidade dos dados, o que ajuda a manter o controle do processo e monitorar a produtividade.

Além disso, é possível enviar o resultado via aplicativos, SMS ou por e-mail e disponibilizá-lo no site do laboratório, que poderá ser acessado pelo cliente por meio de um campo com login e senha. Um bom exemplo disso é o aplicativo desenvolvido pela Shift, o Onlife.

Alcance de recursos para a conquista e fidelização de pacientes

A otimização do tempo e a redução dos custos com a produção permitem que o laboratório opere com mais qualidade e eficiência, o que faz com que os clientes saiam mais satisfeitos com o serviço. Logo, as chances de retorno e indicação por meio da propaganda boca a boca são altas, assim como a fidelização do paciente.

Além disso, o estabelecimento clínico pode direcionar melhor os recursos que serão investidos para a conquista de novos clientes — estamos nos referindo às ações e estratégias de marketing, por exemplo.

Melhor controle de informações

Controlar e agilizar o resgate das informações que ficam armazenadas no sistema é um dos grandes benefícios da automatização dos processos. É isso que permite identificar eventuais desvios e gargalos de produtividade, e o sistema ainda contribui com a identificação de tendências para a tomada de decisões mais acertadas.

Além disso, é possível monitorar tudo o que ocorre a fim de mensurar os resultados, os custos, a qualidade dos serviços e outras variáveis.

Mais facilidade no cumprimento das normas de qualidade

Quando se opta por automatizar os processos do laboratório, a execução das tarefas rotineiras da equipe técnica torna-se muito mais hábil a atender os requisitos exigidos pelas normas regulamentadoras.

Alguns sistemas de automação autorizam a configuração dos processos laboratoriais garantindo o cumprimento das normas e, até mesmo, auxiliando as ações de auditoria.

Maior integração entre setores

A automatização dos processos auxilia enormemente a integração do laboratório com os demais setores da empresa. Isso facilita a transição de dados entre as plataformas, tornando essa troca muito mais ágil.

O resultado imediato é a redução do tempo de comunicação e a segurança das informações armazenadas. Além disso, a integração setorial promove a liberação de lotes de matéria-prima e a correção dos métodos de produção com mais eficiência.

Qual é a importância do T.A.T. nos laboratórios?

O tempo total de atendimento (Turn Around Time — T.A.T.) é um indicador de desempenho quantitativo capaz de apontar se o laboratório está cumprindo o tempo de retorno combinado com os serviços hospitalares, os médicos e os pacientes.

Sua análise permite a verificação do tempo gasto em todos os processos e ajuda a detectar falhas. É um diferencial competitivo bastante relevante para promover o crescimento e manter a sustentabilidade dos laboratórios de análises clínicas. A análise do T.A.T. propicia, ainda, a identificação dos gargalos de produtividade e, com as ferramentas adequadas, pode ser monitorado de forma automática.

Considerando que todas as áreas do laboratório estão envolvidas no processo, desde o momento da entrada do paciente na instituição até a entrega do laudo, é possível conseguir indicadores relativos ao tempo de espera, aos gargalos de atendimento, à produtividade e outros. Isso possibilita a tomada de decisões mais assertivas, caso seja necessário fazer ajustes nas ações internas.

Sua importância fundamental reside, portanto, no cumprimento dos prazos. Esse é um elemento essencial para auxiliar na melhor conduta médica e na segurança do paciente. Em determinados casos, os protocolos de atendimento fixam prazo para liberação de exames. A análise do T.A.T., nesse quesito, assegura um controle mais rigoroso do tempo utilizado em processos pré-analíticos, analíticos e pós-analíticos.

De que forma o T.A.T. pode ser aprimorado?

A otimização dos processos é a melhor forma de aperfeiçoar o T.A.T., desde que a solicitação médica seja recebida até a liberação dos resultados. Nesse sentido, a automatização laboratorial colabora muito para reduzir os erros e torna as ações mais ágeis e produtivas.

Assim, é possível mapear e registrar o desempenho de todas as atividades realizadas pelo laboratório, transformando os dados coletados em indicadores. Tudo isso nos leva a concluir que a informatização dos processos garante segurança e dados mais fidedignos.

Como automatizar os processos do laboratório?

Atualmente, existem diversos recursos tecnológicos disponíveis no mercado que prometem cumprir essa função e oferecem uma relação custo-benefício satisfatória. Estamos falando dos softwares de automação.

Essas ferramentas são bastante completas e atuam em diversos segmentos — desde o atendimento na recepção até o treinamento de funcionários, a emissão de laudos e o controle financeiro do laboratório. O melhor de tudo é que as chances de erros são mínimas.

Como você pôde perceber, gerenciar um laboratório requer cuidados e investimento em mecanismos tecnológicos com o objetivo de automatizar os processos do laboratório com mais assertividade. Afinal, as empresas que mais se destacam nesse ramo são aquelas que adotam um software eficiente e ágil.

Tem interesse em adotar um mecanismo automatizado na sua empresa? Então, não perca mais tempo! Conheça as nossas soluções que contribuem para potencializar a produtividade e aumentar os ganhos do seu laboratório!


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