Como um sistema para laboratórios de análises clínicas evita erros?

O papel da tecnologia tem provado o quanto as nossas tarefas diárias podem ser otimizadas e que o nosso tempo pode ser muito mais bem aproveitado. É possível observar essa mesma realidade quando o assunto diz respeito à adoção de um sistema para laboratórios de análises clínicas, ou seja, à implementação da automação em todos os processos internos da rotina de um laboratório.

As vantagens são inúmeras. Observa-se na manipulação de amostras, na qualidade dos resultados, na comunicação interna, na gestão de pessoas, nas questões financeiras e em outras aplicações.

Neste post, abordaremos de que forma a adesão a um sistema de informação pode ajudar a evitar erros e levar mais qualidade aos pacientes durante um atendimento laboratorial. Acompanhe e saiba mais!

Automatização

O apoio de um aparato tecnológico permite que a produtividade aumente enquanto os erros humanos diminuem consideravelmente. A automatização contribui enormemente para evitar as falhas mais comuns verificadas nos processos manuais, minimiza outros gargalos de caráter operacional e aumenta a sua eficiência.

Esse auxílio facilita a execução dos procedimentos tornando-os mais rápidos e confiáveis, já que um sistema digital é capaz de realizar, em pouco tempo, tudo o que antes era feito manualmente.

A automação resulta em impacto positivo para todas as fases produtivas dentro do laboratório. Ela pode ser adotada desde a chamada e cadastro de pacientes, na coleta de amostras e na distribuição para as áreas de análise. Softwares específicos podem armazenar um banco de dados que facilite o desenvolvimento das fases subsequentes de forma inteligente.

O caráter de automatização é produtivo, ainda, para viabilizar a aquisição de informações e efetuar cálculos de forma automática por meio da comunicação com outros equipamentos e sistemas, já que estes são interfaceados.

Automatizar, portanto, é modernizar os laboratórios, adequando-os às tendências vigentes no mercado atual, elevando o patamar de competitividade.

Integração dos sistemas

A possibilidade de integrar os sistemas é uma das mais úteis vantagens. Essa associação pode ocorrer entre o sistema de informação laboratorial e sistemas hospitalares, sistemas de laboratórios de apoio, NFe, operadoras e outros. É dessa maneira que a comunicação e a troca de informações se tornam mais eficazes, otimizando o tempo, além de facilitar o processo de análise das amostras e liberação dos resultados com maior rapidez.

Simplifica a apuração de desvios e orientação de processos e colabora com a visualização histórica dos resultados e a geração de dados estatísticos. A supressão de erros é facilitada, ainda, pela eliminação da necessidade de transcrever os dados manualmente.

Laboratórios que optam pela integração conseguem atender mais rapidamente, o que significa maior comodidade para o paciente, resultando em ganhos de produtividade.

O ideal é optar por uma solução única, que englobe todas as necessidades internas. Sua empresa terá um custo-benefício maior no momento da aquisição e desfrutará de mais agilidade no processo de implementação ao usar módulos de um mesmo sistema.

 A integração também incentiva a adesão dos colaboradores, uma vez que eles precisarão se ocupar da alimentação de um único software de gestão.

Gerenciamento da performance dos setores

Um sistema para laboratórios trabalha nas atividades operacionais e também é capaz de gerar as referências indispensáveis para que os gestores monitorem a eficiência de cada setor.

No entanto, essas ações demandam a configuração de indicadores de desempenho, bem como um dashboard que propicie o acompanhamento das atividades em tempo real.

Assim, é possível receber resumos diários, checar o andamento das filas da recepção, entre outros indicadores de performance dos setores, com acesso de qualquer lugar, o que permite identificar gargalos de produtividade e ter uma atuação preventiva.

Acompanhamento dos processos

A tecnologia dos sistemas para laboratórios ajuda a acompanhar as operações com precisão, segurança e eficiência, como na calibração de instrumentos, cuja margem de erro é bem menor que no método manual.

Atualização da gestão de estoque

Outro benefício de um sistema para laboratórios é a possibilidade de manter o estoque sempre atualizado, de forma automatizada. As informações de um novo lote podem ser cadastradas contendo os dados necessários, como data de validade e quantidade. Há o envio de um aviso para indicar quais materiais devem ser usados em primeiro lugar, evitando perdas.

O software pode controlar, ainda, os níveis máximos e mínimos de produtos armazenados, fornecendo também um alerta quando houver necessidade de fazer reposição de novos itens. Dessa forma, viabiliza-se a análise das quantidades disponíveis para a realização de exames já agendados, prevenindo a provisão em excessos e gastos desnecessários.

Diminuição de custos com uma gestão de estoque eficiente

Com o controle de estoque em dia, a redução dos custos garante uma rentabilidade maior. Sabendo exatamente a quantidade de insumos existente, além da frequência de uso de cada produto, o laboratório pode negociar os prazos de entrega e de pagamento com os parceiros estratégicos.

Essas providências facilitam a manutenção de um volume de estoque que evita desperdícios e ainda melhoram o fluxo de caixa. Se a instituição conseguir aliar o sistema ao módulo administrativo e financeiro, é perfeitamente aplicável a gestão de emissão de notas fiscais, pagamentos a fazer, compra de produtos, monitoramento de entrada e saída de itens e outras atividades.

O software proporciona, também, o gerenciamento dos parceiros no mesmo sistema, facilitando o acesso aos últimos pedidos com os respectivos prazos de entrega e pagamento. Tudo isso alivia a carga de afazeres diários necessários, mas que, sem a automação, exigem um tempo precioso e um gasto expressivo a mais no orçamento.

Armazenamento em uma soroteca

Os softwares de gestão também beneficiam enormemente a gestão da pesquisa, do armazenamento e do descarte de amostras dos exames de sangue ou de urina que precisam ser acondicionados por um período determinado, aguardando análises futuras.

Dessa forma, o controle das amostras pode ser muito mais preciso e seguro, além de impedir a refação de procedimentos e transtornos aos pacientes. É sempre bom lembrar que todo laboratório que zela pela preservação do estoque, trabalhando com materiais rigorosamente dentro do prazo de validade, agrega valor e qualidade aos seus processos.

Adotar um sistema automatizado para gerenciar os processos do seu laboratório é, sem dúvida, a melhor maneira de otimizar o tempo e alcançar melhores resultados com o mínimo de falhas. Isso contribui com uma imagem respeitável, confiável e que leva mais segurança aos pacientes, criando uma visibilidade impecável à sua empresa.

Os motivos apontados para a inclusão de um sistema para laboratórios de análises clínicas é a melhor solução para minimizar erros e otimizar o tempo. Para saber mais sobre as soluções inovadoras do segmento laboratorial, assine a nossa newsletter e receba as atualizações em primeira mão!

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