Armadilhas da Produtividade: 8 erros comuns que podem estar impactando a performance do laboratório

Da gestão do atendimento ao processamento de exames e liberação de resultados, confira algumas armadilhas que podem impactar a produtividade de laboratórios clínicos.

1. Falta de controle na logística de chamada do paciente

Tanto na recepção quanto na coleta, a agilidade no atendimento é um dos principais focos de fidelização de clientes e ganhos de produtividade no laboratório. É possível retirar ganhos na chamada automatizada de pacientes que, além de distribuir atendimentos diferenciados por senhas, a filtragem possibilita liberar casos rápidos em menos tempo, reduzindo o tempo de espera. Na coleta, a chamada automatizada evita ainda que o coletador se desloque constantemente à recepção para chamar o paciente. Adicionalmente, indicadores permitem saber o índice e desistências, produtividade de recepcionistas, entre outros.

2. Gestão de contratos: não atualizar tabelas de preço no sistema

Utilizar a gestão de contratos evita que a atendente tenha que consultar tabelas fora do sistema para saber os valores a cobrar por tipo de procedimentos e/ou convênios, tendo já a informação de precificação disponibilizada automaticamente momento do cadastro, apenas executando a tarefa. Ou seja, para cada convênio, é possível estabelecer uma gestão de contrato que já contempla as especificidades de cada plano.

3. Não ter integração com sistemas de autorizações online

Autorizações online permitem reduzir de 10 a 15 minutos o tempo de atendimento na recepção. Para além de uma troca segura e ágil de informações, com total rastreabilidade de todo o processo, a transmissão das informações é feita sem qualquer intervenção humana, onde a atendente utiliza apenas um único sistema durante todo o cadastro, e elimina o risco de erros que podem até gerar glosas no futuro ou provocar repetições de exame.

4. Não realizar verificação automática de exames através de delta check

 A verificação de resultados automatizada permite a configuração de parâmetros para a liberação de exames através de delta check, fazendo inclusive a correlação entre analitos. Essa verificação traz enorme agilidade no processamento de exames, onde clientes da Shift, por exemplo, contam com cerca de 80% de exames verificados automaticamente.

5. Necessidade de inclusão de exames em pedidos: falta de controle do status de amostras

Em caso de pacientes com pedidos de novas análises após a coleta já ter sido realizada, o sistema de informação pode já trazer para a recepcionista a informação do status da amostra e se a mesma já foi descartada. Essa informação permite controlar de forma eficaz a necessidade de incluir exames em pedidos, provocando não apenas economia de tempo – sendo que a atendente não precisa entrar em contato com a área técnica, caso a caso – como também de custos, evitando coletas desnecessárias e trazendo maior conforto para o paciente.

6. Não registrar no sistema informações pré-analíticas do paciente

Através de um sistema único, é possível que as informações cadastradas na fase pré-analítica sigam o fluxo do paciente no laboratório até à análise da amostra na área técnica. Contar com esses dados em sistema, em uma única interface, evita que dados circulem em papel no laboratório e agiliza o trabalho do profissional que irá assinar o exame, visto que a informação já estará disponível no laudo.

7. Não registrar automaticamente contatos com o paciente

Requisito muito comum em normas de acreditação, todos os contatos com pacientes devem ser registrados e totalmente rastreáveis em sistema. Nesse sentido, é possível ganhar tempo e evitar registros manuais e individuais em algumas situações de contato com o paciente como: repetições de coleta de amostras – onde automaticamente é gerada uma comunicação para a área da qualidade entrar em contato com o paciente – resultados alterados e alteração de prazos – onde é gerada automaticamente uma notificação para contato com o paciente.

8. Não ter uma gestão em tempo real do atraso de exames

Não controlar o atraso em tempo real real dos exames pode dificultar a identificação de gargalos de produtividade no laboratório. Ter a visão do status de cada exame por fases do processo – do pré ao pós-analítico – permite que se atue no foco do atraso, conhecendo suas causas e antecipando problemas que podem causar o não cumprimento de prazo de entrega de resultados de exames.

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