Veja 5 dicas de como reduzir despesas do laboratório!

  • 28 de setembro de 2021

 

O contexto atual é de um grande aumento de demanda nos laboratórios. Isso eleva os rendimentos, mas também traz desafios em termos de crescimento de custos e necessidade de aprimoramento dos processos. Assim, reduzir as despesas do laboratório é uma questão importante para melhorar suas finanças e para enfrentar as dificuldades de um cenário desafiador.

Diante da alta concorrência, da pressão por preço e da grande preocupação em administrar gastos de forma planejada, muitos gestores têm dificuldades em identificar as iniciativas corretas para reduzir despesas nos centros de medicina diagnóstica e preventiva. Por isso, preparamos este artigo com várias dicas sobre esse assunto.

Veja mais a seguir e confira nossas dicas sobre o tema!

Quais são os principais gastos do laboratório de análises clínicas?

A manutenção da operação em um laboratório envolve diversas categorias de investimentos, como insumos para procedimentos, custos com materiais de limpeza, custos operacionais (água, energia, aluguel do espaço, Internet) e salários. A folha de pagamento, normalmente, é o que mais impacta as finanças, mas essa questão depende do tamanho do laboratório e do volume de exames realizados.

Todos esses itens envolvem uma parcela relevante do orçamento e, para reduzir as despesas, sugerimos algumas iniciativas para usar os recursos de maneira mais sustentável e inteligente e melhorar os processos de rotina com o apoio de ferramentas tecnológicas.

Como reduzir as despesas do laboratório de análises clínicas?

Reduzir as despesas no laboratório demanda promover otimização, desenvolvimento de metas e uso sustentável de recursos.

Confira nossas indicações abaixo!

1. Diminua o retrabalho e a ineficiência dos processos

O fluxo de trabalho precisa ser otimizado em todos os setores para um uso mais inteligente do tempo e dos recursos. Muitos gestores lidam com a dificuldade de manter agilidade de atendimento a pacientes no laboratório por falta de integração com outros operadores. Um sistema obsoleto, por exemplo, desencadeia a inviabilidade de gestão da fila, a falha no fluxo de atendimento e os erros cadastrais.

O resultado são processos lentos e necessidade de ter um quadro de funcionários (especialmente recepcionistas) muito grande, devido ao sistema não contribuir no dia a dia de atendimento. A recepção ainda se destaca pela alta rotatividade, gerando constantes custos com desligamentos, contratações e treinamentos.

É necessário identificar os pontos com problema e implantar medidas para melhorias. Um software de gestão mais moderno e funcional gera ótimas contribuições e permite promover uma redução considerável no retrabalho e na ineficiência.

Se seu estabelecimento já conta com um sistema insatisfatório e há temor em fazer a mudança de software, apontamos que a modificação pode ser uma boa iniciativa, pois há muitos ganhos imediatos e diversos benefícios a longo prazo. A operação tende a se tornar mais inteligente e ágil, além dos retrabalhos serem minimizados.

2. Automatize tarefas manuais para reduzir despesas

A automatização de tarefas manuais permite ganhar mais produtividade e promove um melhor aproveitamento do tempo, além de viabilizar a diminuição de custos. Ao usar o agendamento e a confirmação de consulta via aplicativo ou software, é possível poupar com telefonia, por exemplo.

Isso contribui também na mobilidade e empoderamento do paciente, dando a ele possibilidade de ter um aplicativo para um atendimento mais autônomo e ágil, o que promove uma boa imagem para o centro de diagnóstico. Diversos procedimentos operacionais na fase analítica também podem ser automatizados, o que oferece mais segurança e qualidade, e possibilita otimizar o fluxo de trabalho. Assim, os erros e os desperdícios diminuem.

3. Tenha uma boa gestão de compras e estoques

A gestão de estoque precisa ser feita com muito cuidado e precisão para minimizar os desperdícios e evitar a falta de insumos. Entretanto, para isso é importante ter um sistema que contribua com o monitoramento e a supervisão dos processos administrativos. Afinal, fazer o gerenciamento em muitas planilhas resulta em fragmentação e descentralização dos processos e dados.

A proposta é promover um controle muito organizado do estoque e das compras para que tudo que é necessário esteja à disposição, mas não haja excessos e perdas com recursos passando da validade. Nesse contexto, um sistema de informação de maior qualidade pode gerar grandes contribuições, especialmente devido à propriedade de integração.

4. Acompanhe os indicadores de performance do laboratório

Além da implementação de mudanças nos processos, é importante incluir medidas de monitoramento. Os indicadores de performance são muito positivos para avaliar a produtividade, a qualidade e a capacidade de redução de despesas do laboratório.

Com dados precisos sobre o negócio, é possível fazer análises e tomar decisões mais acertadas. O monitoramento dos indicadores deve caminhar junto a uma política estruturada de definição de objetivos para verificar se as ações atendem às expectativas.

5. Defina metas SMART para reduzir despesas

É importante traçar metas para a redução de despesas, pois essa iniciativa pode aumentar muito a produtividade dos colaboradores, resultando em melhores números para o negócio. A proposta é promover um uso mais inteligente dos recursos e a otimização de processos, o que elimina falhas e desperdícios e, consequentemente, diminui os impactos no orçamento. Nesse sentido, as metas oferecem uma boa referência para a equipe.

Metas SMART é uma metodologia para a definição de objetivos que se baseia em 5 fatores, expressos em cada letra do nome. “S” significa específica, “M” se refere à propriedade de ser mensurável, “A” indica que o alvo é atingível, “R” é de relevante no planejamento estratégico e “T” é temporal, ou seja, delimitado em um período.

Esses 5 elementos norteiam a elaboração de metas no negócio, contribuindo para ter um direcionamento e a propriedade adequada de verificar o alcance de resultados. O efeito dessa inovação são objetivos mais assertivos, que contribuem para orientar as atividades, minimizando a subjetividade das decisões.

A gestão laboratorial envolve vários desafios e demanda uma gestão cuidadosa dos processos e das finanças. A definição de metas SMART contribui para fornecer uma referência para os profissionais e facilita o monitoramento do desempenho e da eficiência operacional. Assim, destacamos a importância do uso de sistemas de gestão laboratorial para reduzir despesas. O investimento em tecnologia gera como resultados processos mais enxutos, qualidade e diminuição do retrabalho.

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