Todo laboratório, clínica ou centro de medicina diagnóstica tem um planejamento estratégico que determina onde a instituição quer chegar. Em cima dessa estratégia é que são traçados os objetivos e as metas, para que sejam atingíveis.

Mas como mensurar se tudo o que está sendo realizado é de fato efetivo? Quanto quero de crescimento? O que ampliarei na oferta de produtos e serviços? Esses pontos são importantes para avaliar os rumos. É com base nessas metas que são pensados os próximos passos e é feita a alocação de recursos. Isso é fato.

Ainda, os processos de acreditação, que visam garantir o aprimoramento dos processos de instituições do setor – entre elas as de medicina diagnóstica – e promover a qualidade e a segurança da assistência, assim como regulamentações como a RDC 786/23, tornam mandatório que laboratórios e clínicas de imagem monitorem e acompanhem precisamente alguns parâmetros. Inclusive, mais para frente entenderemos detalhes dessa norma que estabelece os requisitos para exames de análises clínicas.

É exatamente aí que entram a gestão dos indicadores e o business intelligence, ou B.I. Por isso, neste conteúdo abordamos a importância que representam para a jornada que as instituições do setor de medicina diagnóstica devem percorrer para entrar em conformidade com as normas de acreditação e a legislação.

Explicando o que é o quê 

O que é um indicador? Por que ter um indicador? Qual é a finalidade de fazer uma gestão baseada em indicadores? Como isso pode ser feito? É preciso usar tecnologia? Essas são perguntas recorrentes para empresas dos mais diversos segmentos que precisam acompanhar o seu desempenho ou mesmo melhorar resultados, assim como para os centros de medicina diagnóstica.

Por isso, antes de adentrar especificamente na gestão de indicadores e no uso do business intelligence para apoiar esse processo, vale a pena clarificar alguns conceitos.

Um indicador é uma medida quantitativa ou qualitativa que fornece informações sobre determinada condição, desempenho ou resultado. Ele é usado para monitorar e avaliar o progresso, identificar tendências, tomar decisões informadas e avaliar o sucesso de metas e estratégias.

Os indicadores são ferramentas essenciais para medir e acompanhar o desempenho em diversas áreas, fornecendo dados objetivos para análise e tomada de decisões, que impactam negócios e educação até saúde e sustentabilidade delas.

Já as metas são objetivos específicos e mensuráveis estabelecidos para orientar ações e alcançar resultados desejados. Elas representam alvos a serem atingidos em um prazo determinado e fornecem uma direção clara para o trabalho e os esforços.

As metas ajudam a estabelecer prioridades, motivar o progresso e fornecer critérios para avaliar o sucesso. São fundamentais para o planejamento, o crescimento pessoal e, claro, para o desempenho organizacional.

Metas e indicadores estão intimamente relacionados, pois os indicadores são usados para medir e avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas.

Entenda mais aqui sobre indicadores estratégicos na medicina diagnóstica: o que são e como defini-los.

Trazendo para o contexto atual dos laboratórios: como a gestão dos indicadores se aplica, na prática

Agora que já trouxemos um pouco desses conceitos, falaremos sobre como a gestão de indicadores tem sido cada vez mais essencial no dia a dia dos laboratórios.

No dia 5 de maio de 2023, foi publicada no Diário Oficial a resolução que dispõe sobre os requisitos técnicos sanitários para o funcionamento de um laboratório clínico, de anatomia patológica e outros serviços que executam as atividades relacionadas aos exames de análises clínicas (EAC), entre outras providências.

Vigorando a partir de 1º de agosto de 2023, a RDC 786/23 revoga a legislação 302 de 2005, aumentando o escopo e incluindo, por exemplo, o laboratório de anatomia patológica, que até então não tinha nenhuma legislação específica.

As mudanças trazem adequações importantes, considerando que 18 anos separam uma da outra e nesse tempo aconteceram diversas modernizações e atualizações nos laboratórios, especialmente na parte de tecnologia, automação, gestão de risco e segurança do paciente.

Ou seja, trata-se de uma transformação grande de cenário enfrentada pelos laboratórios, sem requisitos implementados e com uma legislação bem obsoleta com relação à realidade atual.

Aqui você pode entender um pouco mais dessas novas regras que surgem com a RDC 786/23. Porém, agora focaremos no business intelligence, isto é, os indicadores e sua importância nesse contexto.

No capítulo 5, sobre gestão de qualidade, o artigo 54 diz que o programa da garantia da qualidade deve ser documentado e ter sua efetividade monitorada pelo Responsável Técnico por meio de indicadores de desempenho. A primeira novidade é que a RDC anterior não trazia a obrigatoriedade de se comparar indicadores e a atual inclui a importância de monitorá-los.

No entanto, a norma não deixa claro quais são esses indicadores. É preciso, portanto, avaliar seu conteúdo e os demais requisitos pré-analíticos, analíticos e pós-analíticos que ajudam a identificar quais exatamente são esses indicadores a serem explorados.

Além disso, a nova RDC não é taxativa a respeito da periodicidade com que esse monitoramento deve ser feito. Então, qual melhor caminho para se fazer essa gestão dos indicadores?

Recorrendo às boas práticas das normas de acreditação

Como dito, apesar da completude e da atualização da RDC 786/23, ela não traz referências claras quando o assunto é gestão de indicadores. Nesse contexto, tomar como base as boas práticas das normas de acreditação é uma saída.

O laboratório pode, por exemplo, optar por fazer a análise crítica da alta direção e diferentes sistemas de gestão da qualidade centrados nos indicadores de janeiro a dezembro. Isso pode acontecer uma ou duas vezes por ano, e o responsável técnico faz as saídas e apoia na tomada de ação frente àqueles dados de desempenho disponíveis.

A ideia é entender o que será realizado: se manter o que está sendo feito é a melhor saída, ou se é preciso seguir algum plano de ação para monitorar o resultado.

Para acompanhar um indicador, é preciso dominar e conhecer os processos nas três fases (pré-analítica, analítica e pós-analítica). Tudo começa com o médico prescritor e com o paciente, que pode ter um pedido médico ou de próprio punho. Depois, prepara-se o paciente, faz-se o cadastro  e segue-se o fluxo com a coleta, a identificação do material, o transporte. Essa é toda a parte pré.

Inclusive, muitos artigos científicos dizem que 70% a 80% dos erros ocorrem nessa fase, por envolver muitas tarefas a serem gerenciadas ao mesmo tempo e por depender também do cliente e do paciente realizar o preparo.

Depois, parte-se para o processamento dos exames em si e para a fase pós-analítica, quando há a liberação e a tomada de decisão, o que chamamos também de desfecho clínico. As normas de acreditação trazem governança clínica, que significa, em suma, ofertar o exame certo, para a pessoa certa, no momento certo.

Também de acordo com as referências, essa fase, até devido à governança e do controle interno feitos nos equipamentos e nos reagentes, que já servem como uma barreira, é a que apresenta o menor número de erros, por serem mais gerenciada. 

Todos esses pontos estão inteiramente ligados aos requisitos das normas de acreditação, que adotam parâmetros muito parecidos com a RDC 786/23.

Mas o que dizem de fato as normas de acreditação com relação à gestão de indicadores?

A ideia aqui é trazer as abordagens das acreditações com relação a indicadores, bem como sua importância e sobre como devem ser olhados.

A seção 1.1, sobre liderança organizacional do Manual da ONA, nos níveis 1 e 2, traz no requisito 3 o seguinte descritivo: analisar e acompanhar os requisitos dos indicadores do planejamento estratégico para a tomada de decisão. Esse já é um ponto.

Já a PALC apresenta uma grande similaridade com os requisitos da RDC 786, tendo pontos de sinergia em diversos artigos e requisitos. Gestão de risco e da segurança do paciente, LGPD, tecnovigilância, garantia de qualidade, gestão de pessoas e educação permanente, indicadores e benchmarking, gestão do controle da qualidade e painel epidemiológico da microbiologia estão entre eles.

No caso da análise crítica do sistema de gestão de qualidade (SGQ), a PALC traz como lição a necessidade de avaliar, com periodicidade minimalista anual, indicadores da qualidade e da segurança do paciente, incluindo comparabilidade com indicadores de outros laboratórios semelhantes ao seu perfil, quando possível. Tudo isso no final, claro, pensando também na qualidade global da assistência à saúde.

Vale lembrar que em algumas situações são colocadas metas muito desafiadoras que o laboratório dificilmente conseguirá alcançar, o que gera, além de uma sensação de insucesso do negócio, frustração por parte dos colaboradores.

Portanto, não basta olhar somente para os indicadores internos. É crucial fazer esse comparativo e esse benchmarking de dentro para fora.

O Manual do DICQ também tem requisitos exclusivamente voltados à gestão de indicadores. O voltado à melhoria contínua é o primeiro deles, o qual aborda a necessidade de estabelecer um procedimento da qualidade no laboratório clínico que descreva os indicadores de desempenho necessários para que os processos de gestão de qualidade da organização sejam monitorados.

Esse procedimento deve incluir: as áreas e os processos ou atividades críticas que influenciem a qualidade do atendimento; uma relação clara dos indicadores de desempenho aprovados para serem utilizados; e determinação da capacidade dos indicadores de desempenho quanto à sua aplicação – se é de eficácia ou de eficiência.

Além disso, o requisito de gestão de risco dessa norma estabelece indicadores ou outras formas para o monitoramento do risco.

Exemplos de indicadores a serem acompanhados

Como mencionamos, existem muitas similaridades entre os requisitos dessas normas e a RDC 786.

Por isso, embora os exemplos sejam voltados às normas de acreditação, um laboratório, mesmo que não tenha nenhuma dessas certificações, pode acompanhar e monitorar esses indicadores para atender às novas regras.

A recoleta é um excelente indicador, por ser uma grande fonte de retrabalho. Claro que é preciso sempre fazer um drill-down e filtrar por origem e motivo. Muitas vezes, a recoleta ocorre por ter sido usado um recipiente errado ou conservante inadequado; por a cronologia dos tubos estar incorreta ou até mesmo por uma amostra ter sido coletada em volume insuficiente. Ainda, existem os critérios de aceitação e rejeição, que em algumas situações exigem recomeçar do zero.

No entanto, há o outro lado, pois determinadas recoletas são instituídas até por legislações, como, por exemplo, a portaria de HIV. Ela determina que, em caso de suspeita de infecção pelo vírus, uma nova amostra seja coletada 30 dias após a data da primeira. Ou seja, essa recoleta confirmatória é, na verdade, uma boa prática para garantir um laudo correto, e não um retrabalho.

Também na área de segurança do paciente, a retificação de laudos é um indicador estratégico. Existe, sim, a possibilidade de um erro ter ocorrido no momento em que o laudo foi emitido. Porém, é preciso sempre lembrar que o médico tomou sua decisão, concretizou um diagnóstico e até mesmo uma prescrição de tratamento, com base nesse resultado.

Daí a importância de avaliar toda a retificação, analisando se causou algum evento adverso, registrar as não conformidades para as retificações e classificar se houve dano ou não e, tendo havido, qual é o grau desse dano. 

Aliás, o monitoramento de eventos adversos é sempre importante, incluindo aqueles do tipo near miss (que não atingiu diretamente o paciente), acidentes e incidentes. Para isso, deve-se retomar aquela ideia da comparabilidade com outras unidades de saúde, que permite posicionar o laboratório com relação aos concorrentes e pares de mercado.

Não podemos nos esquecer dos insucessos e, claro, dos sucessos da comunicação de resultados críticos. É sempre importante saber quantas vidas sua unidade está conseguindo salvar, quantas ações de início precoce de tratamento está conseguindo realizar.

Devem ser incluídos nessa gestão indicadores do desempenho na Avaliação Externa da Qualidade, atraso de resultados, satisfação de clientes por origem de atendimento, entre outros que podem ser avaliados conforme os requisitos a serem cumpridos.

Merece ser lembrado que a RDC 786 está muito focada nos indicadores estratégicos demográficos e na sustentabilidade de negócios. Portanto, é preciso conhecer como estão os demonstrativos financeiros:

  • Ticket médio
  • Novos pacientes
  • Agendamentos: cancelados, no-show, previstos e convertidos em OS
  • Estoque (controller): ver quantos itens há na central de estoque, em reais quanto representam, separar por grupo
  • Contas a receber (controller)
  • Erros de cadastro
  • Recipientes coletados por atendimento
  • Exclusão e inclusão de procedimento – quantos exames
  • Porcentagem de exames entregues no prazo
  • Liberação automática
  • Cultura contaminada
  • Laudos entregues e não entregues

Neste último ponto, voltamos à reflexão de conseguir explorar a governança clínica e avaliar como está a responsabilidade do laboratório. Será que o cliente está tendo acesso ao laudo dele? Muitas vezes ele realizará um check-in e acaba não acessando esse resultado?

Todos esses são pontos a serem pensados e monitorados.

Transformar as atividades manuais em análises estratégicas de negócios

Lembra que lá no começo falamos de business intelligence? Agora chegou a hora de fazer essa conexão.

Ainda é muito comum que a gestão de indicadores seja feita manualmente. Com a inserção de um a um, em uma planilha Excel. Porém, imagine a seguinte situação: um fiscal sanitário chegou para saber a quantas anda a conformidade de seu laboratório com a relação às novas regras da RDC 786 e a tal planilha não está atualizada.

Um problema, não é? Afinal, uma vistoria dessa natureza difere de uma auditoria programada, que abre a possibilidade para a casa ser colocada em ordem e os indicadores serem revisados ou inseridos. Já a fiscalização, quase sempre, é sem aviso prévio. De surpresa mesmo.

Atualmente, temos a tecnologia a nosso favor, que facilita a vida dos gestores e colaboradores na busca mais rápida e assertiva desses números, permitindo que a energia, o tempo e os recursos sejam gastos no que realmente importa: a análise crítica daquele resultado e a tomada de decisão. E não como ocorre com as planilhas, indo atrás dos dados.

Ter os indicadores disponíveis em um único ambiente facilita a gestão, sem dúvida. Uma solução de business intelligence está disponível a todo momento, com uma base histórica, sempre atualizada com informações bem próximas ao tempo real.

Veja alguns benefícios de contar com o business intelligence:

  • Harmonização com o mercado
  • Resultados transparentes e de fácil acesso
  • Autossuficiência para acessar os indicadores inerentes à função, conforme as regras de acesso
  • Agilidade na tomada de decisão

De que modo a Shift pode ajudar a endereçar essas necessidades?

Como vimos, a tecnologia apoia a gestão de indicadores e a adequação às normas de acreditação e à RDC 786. A Shift reconhece essa importância, com um compromisso muito forte em impulsionar a inovação e a excelência na análise de dados no setor de análises clínicas.

O objetivo é exatamente capacitar os clientes a alcançarem resultados excepcionais por meio do poder dos dados. Desta forma, a solução Shift B.I. 4.0 está integrada à plataforma Shift, que é 100% web e atende a Análises Clínicas, Anatomia Patológica e Imagem, está hospedado na plataforma tecnológica Qlik, que oferece mais agilidade e praticidade na gestão de indicadores e também na evolução do produto e na construção de novos dashboards e indicadores.

Com sua capacidade de transformar dados do laboratório em informações claras e significativas, o Shift B.I. desempenha papel fundamental na tomada de decisões estratégicas. Apresentando mais de 71 indicadores, 18 gráficos e relatórios pré-definidos de maneira inteligente, oferece aos laboratórios uma visão abrangente e aprofundada de suas operações, para todas as etapas: pré-analítica, analítica e pós-analítica.

A solução, ao capacitar os laboratórios com uma gestão baseada em informações sólidas e insights valiosos, impulsiona a excelência no setor, permitindo que as empresas alcancem níveis mais altos de qualidade, eficiência e sucesso nos negócios.

Devido à parceria com a Qlik, foram liberadas atualizações para apoiar ainda mais a gestão, a qualidade e a eficiência operacional das empresas. Entre elas está a introdução de novos indicadores, como faturamento recebido, em atraso e a receber; agendamentos cancelados (com listagem dos motivos de cancelamento), no-show e agendamentos previstos; além de sucesso na comunicação de resultado crítico e ocorrências abertas.

Todas as melhorias que vêm sendo realizadas no Shift B.I. visam fornecer aos usuários uma visão mais abrangente e detalhada de seus dados, permitindo uma análise mais precisa e estratégica para tomadas de decisões fundamentadas.

Merece ser lembrado que, além do Business Intelligence, existe o Programa de Benchmarking da Controllab (PBIL), o programa de indicadores que tem essa devolutiva dos relatórios comparados com outras instituições. A Shift inclusive, por meio de sua área de serviços de assessoria estratégica, que dispõe de especialistas em diversas áreas, permitindo potencializar o uso das soluções oferecidas pela empresa e também com o PBIL.

Voltando exclusivamente à RDC 786, a norma traz o gerenciamento de processos operacionais. Existe uma portaria (64) de 11 de dezembro de 2018, publicada antes da pandemia, que determina que todos os laboratórios, tanto da rede pública como da rede privada, utilizem normas de interpretação para os testes de sensibilidade para os antimicrobianos (TSA).

O serviço que realiza testes de sensibilidade aos antimicrobianos deve seguir a portaria do MS de 11 de dezembro de 2018 (e suas atualizações) e utilizar culturas de referências listadas nos documentos do Brazilian Committee on Antimicrobial Susceptibility Testing (BrCast).

O Shift B.I. 4.0 traz três painéis que fazem isso para atender a esse artigo. Na vanguarda da microbiologia, traz percentual de futuros positivos e negativos e consegue fazer gestão de culturas positivas com a prevalência de casos isolados. Nele ainda é possível verificar o  painel de sensibilidade aos antimicrobianos, o que está acessível e intermediário.

Também precisamos ressaltar que o requisito 17.14 da RDC 786 diz exatamente que o laboratório clínico deve estabelecer um programa de prevenção e controle de infecções dentro de seu escopo de atuação.

Por fim, menciona competência e responsabilidade que incluam minimamente protocolos para a higienização das mãos, alinhados às recomendações do Ministério da Saúde e da Organização Mundial da Saúde.

O programa deve contemplar educação continuada nesses protocolos para a equipe do laboratório. Os resultados devem ser acessados, analisados criticamente e deportados às partes interessadas pertinentes. Na solução de business intelligence da Shift, entre outras funções,  é possível verificar a porcentagem  de positividade e contaminação de hemocultura; bem como a porcentagem de positividade e contaminação de urocultura. Usando essa tecnologia, é preciso apenas a análise crítica dos resultados. Além disso, os laboratórios, usando a solução, conseguem aplicar as nomenclaturas do BrCast, fazer o de/para conforme as suas definições específicas e, desta forma, ver os dados relacionados a cada requisito.


imagem

Artigos relacionados

Controle de Qualidade Interno no contexto da RDC 786/23

O Controle de Qualidade Interno (CQI) desempenha um papel importante no dia a dia de um laboratório. Ele é uma peça-chave para garantir a confiabilidade e precisão dos resultados analíticos e possibilita o monitoramento contínuo do desempenho dos métodos laboratoriais. Normas de acreditação, como a PALC e, mais recentemente, a nova RDC 786/2023, demandam implementar […]

Índice de adesão à RDC 786/23 cresce após consultoria da Shift

Entenda como foi o trabalho do time de Consultoria da Shift no Laboratório Evangélico. Após o apoio, a instituição aumentou o índice de adesão à RDC 786/23 e passou pela fiscalização da VISA sem nenhum apontamento de não conformidade. As fiscalizações da Vigilância Sanitária são uma situação bastante temida e complexa para muitos laboratórios. Isso […]

Gestão de riscos em laboratórios e a RDC 786/23

Neste conteúdo, vamos falar sobre gestão de riscos em laboratórios de Análises Clínicas sob o olhar da RDC 786/23, refletindo sobre planos de contingência, monitoramento de indicadores e muito mais! Continue a leitura para ficar por dentro do tema. Em primeiro lugar, vamos parar para imaginar quantas transformações aconteceram em um intervalo de 18 anos […]

imagem

Destaques

Controle de Qualidade Interno no contexto da RDC 786/23

Índice de adesão à RDC 786/23 cresce após consultoria da Shift

Gestão de riscos em laboratórios e a RDC 786/23

imagem

Assine a nossa newsletter?

Quer ficar por dentro das novidades sobre soluções em tecnologia para saúde? Cadastre-se na News da Shift e atualize-se periodicamente na caixa de entrada do seu e-mail.

Acompanhe a Shift nas redes sociais!