Processo de tomada de decisão: como conduzir no laboratório?

  • 26 de outubro de 2021

 

Os processos de tomada de decisão nos centros de medicina diagnóstica e preventiva influenciam diretamente a segurança do paciente. A relevância desse aspecto se dá, principalmente, no impacto das decisões sobre os diagnósticos. Por isso, criar condições para decisões mais assertivas nos laboratórios é indispensável.

Esse cenário pode ser alcançado com o apoio de recursos e iniciativas para aumentar a padronização e potencializar a gestão e a operação do negócio por meio da tecnologia. Neste artigo, detalhamos as possibilidades para otimizar os processos de tomada de decisão no laboratório. Continue lendo para aprender mais sobre o tema!

Quais são os pontos de destaque do mercado de medicina diagnóstica?

O setor laboratorial passou por profundas modificações desde o início da pandemia do coronavírus, em 2020. Uma questão relevante foi a alta demanda e concorrência, gerando grande impacto nos estabelecimentos que ainda contavam com pouca estrutura tecnológica para acompanhar essa nova dinâmica.

Sem essa estrutura, por exemplo, é comum que laboratórios tenham mais dificuldade de manter a agilidade em seus processos por falta de integração com outros operadores. Sem sistemas de informação que apoiem sua rotina, há mais desafios para realizar a gestão de filas e coordenar o fluxo de atendimento, o que resulta em erros cadastrais e torna o fluxo de operações mais lento.

A necessidade de diferenciação foi outro ponto relevante e, nesse contexto, investimentos em tecnologia e no aprimoramento da jornada do paciente são algumas possibilidades que respondem bem a essa demanda e contribuem para a fidelização. Uma alternativa possível para melhorar a experiência do paciente é oferecer mobilidade e autonomia a ele por meio de um aplicativo para um atendimento mais ágil, por exemplo

A pandemia também trouxe novas tendências, como coleta domiciliar e o drive-thru, além da busca constante por escalabilidade no crescimento. A demanda por exames também aumentou consideravelmente, mas sem um fluxo operacional sustentável e escalável, o centro de diagnóstico acaba não conseguindo abarcar todas as solicitações.

A esse cenário se misturam outras dificuldades do segmento, dificultando a tomada de decisão. Neste contexto, existem alguns fatores importantes que podem ser trabalhados para auxiliar nesse processo. Listamos eles no próximo tópico!

Como conduzir o processo de tomada de decisão no laboratório?

O processo de tomada de decisão no laboratório deve ser conduzido de forma eficiente e assertiva, com os recursos adequados para viabilizar a agilidade e, ao mesmo tempo, a precisão das escolhas. Veja mais a seguir!

Estabeleça os objetivos

Os objetivos oferecem direcionamento para as ações, sendo uma importante fonte de orientação para os colaboradores. A delimitação de metas estratégicas norteia decisões e contribui para os profissionais terem mais autonomia na rotina de trabalho. Afinal, diante da grande demanda para o setor laboratorial, tornar as escolhas muito concentradas na alta gestão pode deixar os processos lentos.

Com objetivos bem definidos e claros para a equipe, as decisões são mais rápidas, pois apresentam um nível de direcionamento para onde cada colaborador deve caminhar. Assim, as consultas a supervisores podem ser realizadas somente em casos complexos, permitindo que se dediquem cada vez mais a assuntos mais estratégicos.

Identifique as complicações

Mapear as dificuldades que o laboratório enfrenta é um ponto extremamente importante para que seja possível evitar possíveis complicações e dar andamento em iniciativas que possam solucionar os problemas. A grande rotatividade em setores como a recepção e o excesso de tarefas manuais são algumas questões comuns.

É necessário identificar a causa raiz dos problemas. Por exemplo, um software não preparado para atender à demanda do laboratório acaba por gerar sobrecarga da recepção, dificulta a rotina no setor e é fator de desmotivação, estimulando a rotatividade de pessoal. Nisso, ainda se percebe a lentidão no processo cadastral, gerando a necessidade de ter uma equipe numerosa.

Nesse exemplo, claramente a complicação é a tecnologia obsoleta, que se torna uma barreira para o crescimento escalável. Com a identificação da questão, é possível intervir com um sistema de gestão laboratorial mais avançado.

Os benefícios de se adquirir a solução já serão vistos no curto prazo, como ganho de eficiência operacional e otimização. Além disso, essas vantagens serão maximizadas com a passagem do tempo e consolidadas de forma duradoura em uma rotina de trabalho de qualidade, conformidade e efetividade.

Integre os dados

A falta de dados precisos sobre o negócio desencadeia a dificuldade de fazer análises e tomar decisões. Outra questão que pode gerar problema, nesse contexto, são as informações muito descentralizadas.

Essas situações resultam ou da falta de um sistema de gestão laboratorial ou da presença de um software incipiente, que não dá suporte aos processos de controle administrativo e aos procedimentos laboratoriais.

Nesse contexto, os profissionais se apoiam em múltiplas planilhas, gerando fragmentação de dados. Sem a inteligência de um sistema de gestão, o que ocorre são decisões baseadas em poucos dados, com a presença de muita subjetividade nas escolhas, aumentando a propensão a equívocos.

Com um software robusto, é possível coordenar e integrar um grande volume de dados, realizando análises precisas. Isso orienta decisões mais assertivas, pois há apoio em números que retratam a realidade laboratorial.

Padronize as práticas

A padronização de processos proporciona condições para melhorar a tomada de decisão. Basicamente, com protocolos estruturados para todas as atividades, é possível aumentar a previsibilidade e melhorar o controle das variáveis.

Assim, os pontos fora da curva podem ser analisados de forma individualizada, sem se tornarem obstáculos para o fluxo de operações. A equipe vai ter mais instrumentos para a realização de escolhas cuidadosas e adequadas aos requisitos de segurança e qualidade.

Lembre-se de padronizar processos operacionais, sistemas, tecnologias e atividades. Já a forma de atendimento aos pacientes deve ser pautada pela humanização, acolhimento, singularidade e respeito à diversidade. Portanto, deve-se sempre focar na saúde e bem-estar das pessoas atendidas.

Utilize os recursos com eficácia

Desperdícios, erros e repetições de exames: essas questões geram dificuldades para a rotina laboratorial e resultam em custos adicionais que impactam negativamente o orçamento. O ideal é contar com metodologias e tecnologias para tornar o uso de recursos mais inteligente, evitando falhas e perdas.

Nesse contexto, os sistemas de gestão para o fluxo de trabalho e para a rotina analítica são ótimas possibilidades. Dessa forma, os colaboradores podem focar na realização de análises e decisões precisas, enquanto as tecnologias concretizam a parte operacional.

Acompanhe os resultados

Sempre que uma mudança é implementada no laboratório, é necessário avaliar os impactos dessa medida. O foco é promover aperfeiçoamentos e verificar se os objetivos estão sendo cumpridos.

Em alguns casos, uma iniciativa pode gerar bons resultados, mas é possível produzir mais. Assim, com aprimoramentos, é viável criar condições para o alcance de um patamar mais elevado de qualidade.

Destacamos, ainda, a importância de capacitar a equipe em relação a essas mudanças, com o objetivo de promover o maior aproveitamento das potencialidades e o adequado manejo dos novos recursos.

A tecnologia é essencial para conduzir o processo de tomada de decisão no laboratório. Para isso, é importante escolher um parceiro ideal ao adquirir um software. Faça uma boa pesquisa de mercado e busque por um fornecedor de tecnologia que ofereça suporte integral. A Shift, por exemplo, oferece suporte humanizado, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Para conduzir o processo de tomada de decisão no laboratório, conforme mencionamos, invista na padronização e na capacitação. Com isso, você empodera o colaborador e o paciente, proporcionando maior previsibilidade à rotina laboratorial e uma experiência enriquecedora a quem busca pelos seus serviços.

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