• 20 de Maio de 2020

 

Sabemos que vivemos em um ambiente altamente competitivo, e o segmento de medicina diagnóstica não é excepção — a gestão de laboratórios de análises clínicas conta com muitas particularidades e é imprescindível que tenha acesso a informações de suas atividades críticas e aos resultados de seus processos.

Isso possibilita que a gestão atue para garantir o compliance com as normas de acreditação e, o principal: ter tempo hábil para analisar os indicadores e tomar decisões de forma estratégica e não de uma forma reativa.

O primeiro uso do termo “Business Intelligence” data da década de 1960, quando ele era utilizado para compartilhar dados entre empresas. Desde então, tanto o conceito quanto suas ferramentas vêm se expandindo. Hoje, ele compreende um conjunto de metodologias e processos que transformam dados brutos em informações, de fato, relevantes.

O BI surge assim de uma demanda de informação assertiva e analítica, direcionada para a tomada de decisões. O termo, por si só, pode ser aplicado a qualquer tipo de administração: em qualquer empresa, o conhecimento de seus parâmetros e indicadores (de forma acurada e atualizada) é fundamental aos gestores.

A seguir, explicaremos mais profundamente o que é o BI e quais são as suas aplicações nos laboratórios. Continue lendo para saber mais!

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Por que os laboratórios precisam do BI?

Há décadas, o processo de construção de indicadores era feito de maneira lenta e manual. Para levantar as informações, a administração tinha que planejar uma coleta de dados esporádica, com uma frequência específica. Diferentes setores eram supervisionados e seus dados eram levantados um a um. Os resultados eram analisados por uma equipe técnica, que os tratava e apresentava à administração.

Mesmo que hoje o laboratório tenha tecnologias e dados à sua disposição, ainda existe um grande esforço na elaboração de indicadores, e com isso sobra pouco tempo para a análise crítica dos resultados e para atuar em melhorias de processos. Mesmo após a definição dos indicadores, a instituição acaba se deparando com um grande esforço para a elaboração dos mesmos, sendo muitas vezes utilizadas ferramentas externas para a construção dos gráficos.

Com isso, o laboratório acaba gerenciando um número menor de indicadores — na maioria das vezes o processo é centralizado em um pequeno número de colaboradores e está limitado a uma análise periódica. Além disso, frequentemente essa análise é realizada no final do mês, o que dificulta uma tomada de decisão ágil e impossibilita que se atue preventivamente no processo.

Assim, o objetivo do BI é transformar as atividades manuais em análises estratégicas do negócio, desde a definição dos indicadores até a extração dos dados e montagem de gráficos, realizando o levantamento e a análise de dados de forma rápida e eficaz. Além de apresentar os indicadores mais cruciais para o gestor, ele também auxilia na automatização de tarefas e apoia a identificação de erros e gargalos de produtividade de forma muito mais rápida e minuciosa.

Por fim, as normas de acreditação também evoluíram no sentido de olhar para os dados — se antes eram normas estritamente técnicas, hoje também preconizam que os laboratórios tenham em conta indicadores de gestão.

Como o BI para laboratórios funciona?

O BI atua em todas as etapas do processamento de dados. Por isso, as soluções de Business Intelligence analisam dados gerados do pré ao pós-analítico: estão presentes em todas as etapas da rotina laboratorial, do cadastro do paciente à análise da amostra, emissão e pós-atendimento. Assim, são disponibilizados indicadores em um único ambiente de fácil acesso, harmonizados com o mercado e autossuficientes para serem consultados conforme regras de acesso das equipes.

Para que isso funcione da maneira correta, além de ser indicado que as soluções de BI para laboratórios utilizem como referência programas de indicadores para estabelecer regras e métricas de análise, é importante ter em conta alguns conceitos. Confira a seguir.

Registro de dados

Para ter uma boa análise, é necessário que os registros sejam feitos de forma segura, rápida, eficaz e no momento correto do processo. Por isso, a primeira etapa do BI acontece na linha de frente do laboratório: o cadastro de pacientes e a correta identificação das amostra, por exemplo.

Padronização de informações

A padronização de dados é primordial no BI. Registros descentralizados causam perda de rastreabilidade, sobreposição de informações e presença de dados conflituosos. Apenas assim se torna possível cruzar dados de diferentes fontes e fornecer indicadores que, de outra forma, a gestão não teria.

Avaliação de métricas

O banco de dados é um grande pool do qual não se pode, a princípio, tirar conclusões. É nesse ponto que as tecnologias mais modernas entram em ação: é preciso lidar com um grande volume de dados, de maneira eficiente e em um curto espaço de tempo.

Para isso, as soluções de BI para laboratórios contam com métricas pré-determinadas, que refletem os pontos-chave do estabelecimento. Com elas, você limpa sua análise dos dados que não são relevantes, e foca naqueles que são mais pertinentes e alinhadas às melhores práticas do mercado.

Isso demonstra como escolher uma solução de BI que seja específica para laboratórios é tão importante. É fundamental que a estratégia de BI leve em consideração a natureza da empresa e as suas particularidades.

Como funciona o Shift B.I.

A Shift é uma empresa especializada em medicina diagnóstica, que atua no mercado desde 1992. Por meio de nossos clientes, nossas soluções processam mais de 280 milhões de análises clínicas por ano no Brasil e América Latina.

O Shift B.I. é uma plataforma integrada ao Shift LIS, desenvolvida para apoiar o laboratório na montagem e análise de indicadores, em uma plataforma mais intuitiva e com rápido processamento de dados. Possibilita ao gestor deixar de ser operacional e tornar-se mais estratégico, gerando um ciclo de melhoria contínua para o negócio.

Por ser integrada ao Shift LIS, essa é uma solução que traz maior fidedignidade dos dados, sendo que não existe a necessidade de intervenção manual e input de dados na plataforma.

Com a definição de processos, seus indicadores e métricas de acompanhamento, o Shift B.I. permite consultar e analisar mais de 40 indicadores, em dashboards, das diferentes etapas laboratoriais — do pré ao pós-analítico, como:

  • erros de cadastro;
  • recipientes coletados por atendimento;
  • extravio de amostras;
  • atraso de resultados;
  • insucesso na comunicação de resultados críticos;
  • laudos retificados;
  • liberação automática;
  • cultura contaminada;
  • recoleta.

Há também indicadores demográficos e financeiros, como:

  • ticket médio;
  • percentual de novos pacientes;
  • percentual de agendamentos e orçamentos convertidos.

O BI para laboratórios vem sendo uma tecnologia cada vez mais utilizada na medicina diagnóstica. Com ele, você garante dados relevantes, de qualidade, que embasam suas decisões com a situação atual do laboratório. Além disso, possíveis erros ou anomalias são rapidamente identificadas e acionam automaticamente a administração laboratorial.

Se você quer levar a qualidade do seu laboratório a um novo patamar, não perca tempo: confira as soluções que a Shift oferece!


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