Em 1929, Sebastião Paes e Alcântara se mudou para a Baixada Santista e começou a história do Instituto de Análises Clínicas de Santos (IACS). Depois de quase um centenário, o laboratório se transformou e acompanhou a revolução tecnológica do setor, inclusive com a adoção de sistemas laboratoriais.

Formado pela USP, dr. Sebastião Paes e Alcântara teve uma carreira de sucesso. Se quando começou existiam poucos exames — menos de 10 disponíveis, como conta seu neto e, hoje, médico patologista e sócio-diretor do IACS, dr. Flávio Alcântara —, atualmente, o cenário é bem diferente. A automação faz parte dos processos e acrescenta eficiência para agregar valor aos pacientes.

Diante dessa mudança e das necessidades existentes, o IACS se manteve em constante aperfeiçoamento. Em sua jornada, conheceu a Shift e seus sistemas laboratoriais. O resultado foi uma parceria estratégica e de sucesso, que permanece até hoje. É o que vamos retratar neste post. Continue lendo!

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Qual é a história do IACS?

A história do IACS iniciou em 1929 e ganhou força em 1952, quando o dr. Mario Flávio Leme de Paes e Alcântara — filho do fundador — voltou para ajudar o pai. Essa foi a primeira expansão do negócio, já que o dr. Mario optou por abrir uma unidade de laboratório em outra região da cidade, próxima à praia e longe do porto de Santos, até então o centro da vida econômica.

Com o crescimento da demanda, a empresa também cresceu e outros sócios começaram a fazer parte dela. O primeiro foi o dr. Luiz Antônio da Silva, então acadêmico de Medicina, que participou de diferentes atividades.

Em seguida, dr. Alberto Augusto Guimarães Gonçalves iniciou seus trabalhos, de maneira efetiva, ainda em 1967. Posteriormente, o primeiro foi integrado ao quadro de colaboradores, em 1968.

Desde então, o laboratório cresceu e foi um dos 10 primeiros a receber a acreditação PALC, selo de qualidade da SBPC/ML (Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial). Hoje, tem 13 unidades localizadas em Santos, São Vicente, Praia Grande, Cubatão, Guarujá e Itanhaém. Ao todo, são atendidos mais de 30 mil pacientes por mês, com realização de mais de 300 mil exames. Entre os serviços oferecidos, estão os de:

  • análises clínicas;
  • imagem;
  • cardiologia, com profissionais associados;
  • medicina ocupacional, já com mais de 15 anos de realização;
  • vacinas

Como o IACS conheceu a Shift?

 

Devido a todos os serviços fornecidos, o IACS sentiu a necessidade de contar com um sistema laboratorial, que trouxesse eficiência à gestão e aos processos. Foi nesse cenário que a parceria com a Shift começou.

Até então, o laboratório utilizava outra solução há muitos anos. No entanto, ele deixou de atender a todas as demandas internas. Para melhorar esse quesito, o dr. Flávio Alcântara começou a pesquisar uma nova solução.

Começamos a buscar nos congressos da SBPC/ML e, por meio deles, conhecemos o Marcelo Lorencin (presidente da Shift). Conversamos com alguns usuários do sistema e decidimos pela mudança especialmente por perceber o número de clientes que a solução tem. Esse é um dos fatores que gerou um impacto positivo.

A partir disso, iniciou o processo de implantação. Apesar de sempre ser complexo, a Shift montou uma equipe e realizou um mapeamento inicial dos processos para realizar o diagnóstico da operação do laboratório e assim compreender detalhadamente o fluxo de processos. Com isso, foi desenhado o escopo e cronograma da implantação de forma a tirar o maior proveito possível o sistema. Em conjunto com a implantação, foram realizados treinamentos presenciais para, somente depois de todos os colaboradores estarem alinhados, iniciar o funcionamento.

Quais foram as dificuldades encontradas antes de utilizar o produto?

O processo de implantação é difícil. Como destacou o dr. Flávio Alcântara, “para quem vive essa parte de laboratório, sabe que implantar não é um processo fácil”.

Para se adequar às necessidades, a Shift ofereceu sistemas apropriados e criou uma equipe especializada. O mapeamento inicial serviu para entender os processos do IACS e seu modus operandi, ou seja, a maneira pela qual cada procedimento é realizado no dia a dia. A ideia era diminuir o impacto sentido por colaboradores e gestores.

Todos os processos do laboratório estão dentro de um sistema e a maneira como se faz cada procedimento no dia a dia está ligada ao uso dessa solução. Mudá-la implica alteração de consumo e de maneira de fazer. Com isso, há toda uma cultura organizacional que precisa ser modificada e os colaboradores devem aprender a passar por isso.

O cenário desafiador foi ultrapassado com a solução adequada: uma versão 100% web implementada pela Shift. Hoje, o IACS adotou todas as soluções da Shift, gerenciando todos os setores do laboratório do pré ao pós-analítico, fluxo de gaturamento e gestão estratégica de indicadores e business intelligence.

A Shift é muito boa na parte de processos e seu gerenciamento. Hoje, temos uma maneira segura de gerenciar onde estão os tubos de exames, em que momento cada um deles está. Isso é importante, especialmente, para o processo de envio de uma unidade para outra e chegada na sede. Essa era uma das nossas principais demandas por volta de 2013 e 2014, e resolvida com o gerenciamento pelo Shift LIS.

Depois de uma parceria estratégica superior a cinco anos, os sócios do IACS estão satisfeitos com todos os serviços e produtos oferecidos pela empresa. O motivo é explicado a seguir pelo dr. Flávio Alcântara.

 

Quais problemas foram resolvidos?

Com foco no compliance para laboratórios, o Shift LIS permite gerenciar de forma completa e integrada todas as unidades de laboratório do IACS. Os processos se tornaram mais seguros e rastreáveis, do pré ao pós-analítico, inclusive o fluxo de faturamento e gestão de estoques, com pedidos sendo realizados dentro do sistema e o controle de seu uso, incluídos os lotes dos vários insumos e suas validades. Assim, os problemas foram solucionados pelo workflow de atendimento, que se torna inteligente.

Além disso, o dr. Flávio Alcântara destaca que o rastreamento favoreceu um transporte de material biológico aperfeiçoado, de acordo com a resolução RDC/20, da Agência Nacional da Saúde (ANS). Segundo ele, as amostras biológicas são fechadas e organizadas em malotes, que são separados de acordo com o material biológico, por exemplo, sangue, urina, soro congelado e assim por diante.

Por meio de uma etiqueta com código de barras, é possível rastrear e saber em que etapa cada material biológico está, quando está saindo de uma unidade para outra, quando está chegando e mais. Dr. Flávio Alcântara destaca:

Temos um controle muito grande de todas as amostras. Isso nos permite saber rapidamente quando um tubo que deveria chegar não chegou, por exemplo, para termos uma ação rápida. 

O resultado foi um índice próximo de zero de perda de amostras. Antes, havia um percentual que implicava recoletas por esse motivo, algo que foi sanado. O resultado foi um ganho de qualidade grande, especialmente na pré-triagem nas unidades.

 

Qual situação demonstra que o produto se tornou realmente eficiente?

A maior eficiência foi verificada no processo de organização nas unidades de coleta. A triagem central se tornou aprimorada, porque as amostras chegam trabalhadas e prontas para serem encaminhadas aos setores de análise. Assim, passam apenas pela rastreabilidade do processo e já seguem para avaliação.

“Esse processo aumentou muito a velocidade de processamento de amostras. Foi um dos ganhos de sistema mais importantes da parte operacional”, confirma dr. Flávio Alcântara. O outro benefício foi em relação ao atendimento. Como a solução da Shift se integra as fontes pagadoras, as atividades se tornaram mais rápidas para o IACS e os pacientes.

Um exemplo é a integração com o sistema da Unimed, operadora parceira importante para o laboratório. O resultado foi uma queda no tempo de atendimento de, aproximadamente, 10 minutos, saindo de 15 para 5 minutos — uma redução de três vezes.

Esse aspecto foi importante, porque permitiu ao laboratório diminuir seu custo com a recepção devido ao aumento de produtividade, mantendo o negócio sustentável, como afirma o dr. Flávio Alcântara. “Nós e qualquer laboratório do país não temos conseguido aumentar os valores dos exames. Se não tivéssemos conseguido esse ganho de eficiência, teríamos comprimido nossa margem, tornando a empresa inviável”.

Quais benefícios foram notados com as soluções da Shift?

Os dois pontos citados são importantes, mas foram verificadas outras vantagens do uso dos sistemas da Shift para o IACS. Veja quais são as principais!

Melhoria da gestão contábil

O módulo de administração trouxe mais controle sobre os documentos contábeis, especialmente a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE). O IACS foi o primeiro a usar esse controle do sistema laboratorial e, desde então, consegue gerar esse arquivo pelo sistema.

Praticamente todas as informações são integradas em um único sistema e o programa de RH do laboratório tem uma integração grande. Com isso, fornece informações distintas e favorece toda a gestão da empresa. Ao mesmo tempo, é desnecessário sair do sistema para entrar em outro, escanear guias e pedidos, e executar outras ações relevantes.

Contribuição à gestão estratégica

O Shift fornece o Turn Around Time (TAT) dos exames, isto é, o tempo de atendimento total. Desde a solicitação ou a entrada no laboratório com a senha até a disponibilização dos resultados, todos os processos são fornecidos via sistema para o paciente. Isso favorece a identificação de atrasos — inclusive de alguém que deixou de pegar o resultado — e melhoria do TAT, a fim de aperfeiçoar o gerenciamento estratégico.

Padronização na liberação de exames

O processo para liberação de alguns exames teve algumas regras efetivadas. Por exemplo, naqueles que são completamente normais, com delta check, há uma comparação, e o IACS está aprendendo a fazer isso pelas ferramentas do Shift, que permitem implementação e disponibilização eletrônicas.

Identificação de pacientes novos por unidade

O número de pacientes novos por unidade também é controlado pelo Shift. A informação fornecida pelo sistema é estratégica, a fim de identificar se há queda ou aumento de atendimento. Além disso, são comparados os exames dos pacientes ao longo do tempo pelas diferentes filiais.

Ainda há novas ferramentas a serem disponibilizadas em breve. Uma delas é a de Business Intelligence (BI), que oferecerá informações em tempo real. As outras são o módulo de agendamento e o aplicativo Onlife, que permitirá ao paciente fazer um pré-agendamento, consultar histórico de resultados, responder pesquisa de satisfação, entre outras funcionalidades. “Por isso, estamos todos com expectativas altas para essas ferramentas novas. Se elas mantiverem o padrão das anteriores, ficaremos satisfeitos”, conclui dr. Flávio Alcântara.

Como ficou claro, mais que uma solução, o Shift é um sistema laboratorial completo, que permite ao IACS melhorar todos os seus processos. As consequências são uma maior eficiência e uma dependência dessa parceria estratégica, que tende a render muitos frutos no futuro.

E você, também quer um sistema laboratorial completo e adequado à realidade do seu negócio? Entre em contato com a Shift e veja como podemos ajudar!

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