A acreditação ONA (Organização Nacional de Acreditação) é um processo de avaliação e certificação da qualidade dos serviços de saúde no Brasil, incluindo os centros de medicina diagnóstica.

A obtenção da acreditação ONA é um reconhecimento de que a instituição atende aos padrões de qualidade estabelecidos pela organização, além de conseguir entregar resultados confiáveis e de prestar um bom atendimento.

O uso da tecnologia pode desempenhar um papel importante na obtenção e manutenção da ONA (Organização Nacional de Acreditação),  mas como fazer isso na prática?

Entenda um pouco mais sobre como trilhar essa jornada, os passos adotados pelo  Laboratório São Lucas, de Barbacena (MG) e como a Shift apoiou esse processo.

A importância da acreditação ONA para os centros de medicina diagnóstica

A Acreditação ONA trata-se de um conjunto de requisitos para organizações prestadoras de serviços de saúde, revisto periodicamente, que tem por objetivo estimular a melhoria contínua dos processos do laboratório.

Entre os benefícios e as vantagens da acreditação para as instituições de saúde, em especial voltados para a medicina diagnóstica, estão:

  • Aumentar a eficiência, reduzindo desperdício/retrabalho e, consequentemente, os custos.
  • Assegurar a validade e a confiabilidade dos resultados emitidos pelo laboratório.
  • Comprovar a seriedade, a competência e o profissionalismo do laboratório.
  • Aumentar a segurança para os pacientes, bem como para os profissionais.
  • Assegurar a aceitabilidade dos resultados emitidos pelo laboratório, dispensando as repetições desnecessárias e onerosas.
  • Obter posição diferenciada nos veículos de divulgação de operadoras de planos de saúde (convênios), segundo o Programa de Qualificação de Prestadores de Serviço da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
  • Assegurar aos clientes mais qualidade, melhor atendimento e mais satisfação.
  • Contribuir para a defesa no caso de acusações infundadas de má prática.
  • Aumentar o poder de negociação na contratualização com compradores de serviço.

Tais elementos são de grande relevância, considerando que a medicina diagnóstica ocupa um papel de suma importância na atenção à saúde – e a tendência é que o setor tenha um protagonismo ainda maior para médicos e pacientes. Por essa razão, a acreditação pode ser um diferencial competitivo do laboratório, podendo ajudar a atrair mais pacientes e parcerias comerciais.

Entre as exigências da acreditação ONA está, por exemplo, que o laboratório tenha um sistema de gestão da qualidade eficiente e eficaz, contribuindo para a melhoria contínua dos serviços prestados. Com isso, é possível oferecer resultados mais confiáveis. Sem falar que uma gestão eficiente pode contribuir para a redução de custos e para a otimização dos processos internos.

Ainda, a acreditação ONA ajuda a garantir a conformidade com a legislação vigente e estabelecer padrões rigorosos de segurança e biossegurança. Desta forma, os pacientes podem se sentir mais seguros em relação aos exames que realizam e ao manuseio das amostras.

O uso da tecnologia nesse processo

O avanço da tecnologia e a transformação digital nos centros de medicina diagnóstica  garantem não só exames e análises cada vez mais precisos e eficientes, como também  desempenha um papel importante na obtenção e manutenção da acreditação ONA.

A tecnologia pode ajudar em diversos aspectos, entre eles:

  1. Automatização de processos: ao automatizar muitos dos processos com o uso de tecnologia, é possível reduzir a possibilidade de erros humanos e aumentar a eficiência e precisão. Isso pode ser alcançado por meio da implementação de sistemas de informação laboratorial (LIS), por exemplo.
  2. Monitoramento e análise de dados: a tecnologia pode ser usada para coletar e analisar dados de desempenho do laboratório em tempo real, o que ajuda a identificar rapidamente quaisquer problemas ou desvios em relação aos padrões estabelecidos pela ONA.
  3. Melhoria da segurança: através do monitoramento e rastreamento das amostras em tempo real, é possível garantir que cada amostra seja processada e rastreada adequadamente, reduzindo os riscos de perda ou erros de identificação.
  4. Acesso a informações e treinamento: com o apoio de recursos tecnológicos, é possível fornecer acesso rápido e fácil a informações relevantes sobre a acreditação ONA e promover treinamentos on-line para os profissionais do laboratório, garantindo que estejam atualizados em relação às melhores práticas.
  5. Gerenciamento de documentação: a tecnologia pode ser usada para gerenciar a documentação necessária para a acreditação ONA, tornando o processo de criação, aprovação e revisão de documentos mais eficiente e seguro.

Conhecendo uma aplicação da tecnologia na prática

O Laboratório São Lucas, visando o aprimoramento de seus processos, há três anos iniciou as mudanças necessárias para conseguir o certificado de acreditação ONA. Na primeira inscrição, o laboratório obteve a Acreditação ONA Nível 1.

Em seu caminho rumo ao nível 2, o Laboratório contou com as orientações consultivas e o uso de tecnologias da Shift para conquistar o upgrade de acreditação. As alterações, com a gestão integrada e a plena comunicação entre as atividades, tornaram os processos mais fluidos.

Ao longo de toda essa jornada, a equipe Shift avaliou o relatório de auditoria e apoiou nas tratativas das não conformidades que poderiam ser solucionadas através da Plataforma Shift. Item a item, atuou consultivamente por meio da ferramenta Shift BI, orientando na revisão de processos que a solução permeia.

O Shift BI 4.0 permitiu o acompanhamento dos dashboards de retificação de laudos e resultados críticos, que agora podem ser consultados com maior riqueza de detalhes. A partir do relatório de movimentação de estoque, disponível no Shift Controller, também foi possível a criação do indicador de perda de insumos.

“Com isso, em nossa auditoria de follow up, conseguimos apresentar todas as melhorias e ações corretivas implantadas em nossos processos de gestão, conquistando, assim, nosso tão sonhado nível 2”, orgulha-se Gabriela Terra, diretora administrativa do Laboratório São Lucas.

Rovena Costa, Gerente da Qualidade do Laboratório São Lucas, se mostra feliz na parceria com a Shift, especialmente pelo estreitamento do relacionamento com os fornecedores, fortalecendo os vínculos. “Os auditores também viram o trabalho que realizamos com a Shift como um ponto positivo, pois em vários planos de ações a Shift foi parte atuante, tornando a auditoria mais leve e tranquila. O intuito da gerência da qualidade é fomentar cada vez mais o uso da ferramenta no Laboratório São Lucas”, pontua.

Para ela, a Shift melhorou todo o processo, com mais profundidade no conhecimento das funcionalidades disponíveis na solução. Além disso, muitas melhorias aconteceram nos processos relacionados ao acompanhamento dos indicadores de desempenho através do Shift BI 4.0.

“Antes do uso da solução, as retificações de laudos eram acompanhadas de outra forma. Com o Shift BI 4.0, o indicador já se encontra pronto para análise e não dá margens para erros humanos, contribuindo para a otimização e confiabilidade do processo, o que resultou em mais segurança e agilidade também para os pacientes”, elogia. “A parceria foi muito impactante. Temos que continuar a trabalhar juntos, pois a união foi muito positiva”, afirma Rovena Costa.

Impactos positivos do uso da tecnologia Shift, além da acreditação

O resultado de todo trabalho realizado não poderia ser diferente – o Laboratório, que soma 30 anos de história, agora comemora sua acreditação no nível 2 de acreditação ONA, que atende aos critérios de segurança, incluindo aspectos estruturais e de gestão.

Os planos de ações entraram em prática em outubro de 2022 e, desde então, outros impactos positivos foram percebidos. Giani Ribeiro, consultora Shift que conduziu os trabalhos, reforça que houve redução da perda de itens em 48% e redução de 63,5% dos resultados críticos não comunicados para o cliente, quando comparados aos meses anteriores à utilização do Shift BI.

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