O projeto foi conduzido pela área de serviços da Shift com foco na Metricare – evolução da experiência do PBIL – da Controllab.

O acompanhamento dos indicadores de desempenho é indispensável para centros de medicina diagnóstica e laboratórios. É através da gestão dessas métricas que é possível identificar se a performance dos processos está conforme os objetivos da organização. Além do monitoramento contínuo, é importante que os resultados sejam comparados com instituições de perfil semelhante, através do benchmarking. Foi exatamente com essa visão que o Laboratório Samuel Pessoa, com sede em Campinas (SP), investiu em melhorar a gestão, atuar de maneira assertiva e, ainda, enviar informações precisas para retorno fidedigno dos indicadores e, consequentemente, ações eficazes.

Fundado em abril de 1979, o Laboratório Samuel Pessoa trabalha com foco no conforto do paciente e na eficiência dos resultados para manter um padrão elevado dos serviços. Para tanto, investe constantemente na atualização tecnológica de seu centro de atendimento. Com portfólio abrangente de exames que atende a diversas áreas da medicina, como Hematologia, Bioquímica, Imunologia, Microbiologia, Hormônio, Uroanálise, Parasitologia, Toxicologia, Teste de Paternidade, Biologia Molecular, entre outros, o Laboratório Samuel Pessoa tem sua qualidade analítica continuamente verificada por programas de proficiência nacional (PALC, PELM).

O projeto conduzido pela área de Serviços da Shift, empresa brasileira de tecnologia da informação para medicina diagnóstica e preventiva, está inserido nesse contexto. Ele consistiu na integração da Plataforma Shift com a Metricare visando importar, de forma automatizada, os dados para a solução da Controllab, empresa brasileira de controle de qualidade laboratorial que oferece soluções completas e integradas.

De acordo com Márcia Mateus, gerente de qualidade do Laboratório Samuel Pessoa, com o uso da solução de business intelligence da Shift e o projeto de integração, tornou-se possível o acompanhamento das informações por meio de gráficos, por períodos, unidades, facilitando a visualização de onde era necessário agir e do que estava indo bem. Ao mesmo tempo, também teve acesso às informações com maior precisão, permitindo retorno fidedigno dos indicadores e ações mais eficazes.

Isso tudo refletiu tanto em mais agilidade e precisão quanto na otimização do tempo em reportar os dados corretos e na tomada de ação com retorno dos dados. “Sem dúvida, a precisão das informações enviadas para a Controllab no prazo correto, otimizando o tempo dos processos, foi o principal ganho. No que diz respeito aos processos, o SGQ (Sistema de Gestão de Qualidade) foi o mais impactado, algo extremamente valioso, já que qualquer melhoria nesse sistema beneficia nossos clientes”, ressalta.

Com a utilização e o apoio do Shift BI, houve melhoria no acompanhamento dos indicadores de retificação de Laudos, coleta e resultado crítico. A gerente de qualidade explica que antes, especialmente no caso da retificação de laudos e resultado crítico, o laboratório dependia 100% das pessoas para informar os dados, por isso o volume registrado era baixo. No caso do indicador de coleta, tampouco era possível monitorar os recipientes gerados e coletados. No cenário atual, tornou-se possível conhecer exatamente onde estão as falhas e quem esqueceu de coletar um tubo, por exemplo.

“Achávamos que nunca tínhamos retificação e, com a implantação, conseguimos entender que isso não era verdade e existiam, sim, processos falhos. Hoje tratamos pontualmente cada uma dessas retificações. No caso dos resultados críticos, que também eram manualmente registrados, temos agora um número mais correto e real. Isso é bem importante, afinal a comunicação de resultado crítico se faz necessária para conduta médica emergencial ao paciente”, enfatiza. 

Outro ponto mencionado por Márcia é o maior controle financeiro. É possível saber como está a produtividade diariamente, o que faz toda diferença na gestão da saúde financeira da empresa.

Sobre a mudança de cenário

Antes da adoção da integração, o time do Samuel Pessoa dedicava uma média de oito horas, o que é equivalente a um dia inteiro de trabalho, a extrair os dados do SIL (Sistema de Informação Laboratorial) e digitá-los manualmente no site. Ainda, em algumas das vezes, identificava no ato de recebimento do relatório que alguns dados haviam sido reportados incorretamente, levando à necessidade de retrabalho e mais tempo para a execução das correções.

“Em sete meses de uso da integração, a redução de trabalho manual foi de 56 horas.A partir da utilização dessa tecnologia, os processos foram aprimorados. Hoje os dados são enviados automaticamente, impactando diretamente na gestão do tempo e fidedignidade da informação. Isso possibilitou que o corpo gestor otimizasse o acompanhamento dos indicadores e dedicasse mais tempo à qualidade da gestão dos processos”, ressalta Régis Murilo Brandão Pena, gerente de serviços da Shift.

O processo de implantação da Integração PBIL – Shift e Controllab iniciou-se com a capacitação da equipe em novembro de 2022. Após os treinamentos, foram realizados cinco encontros de follow up para acompanhamento da usabilidade do produto, totalizando uma jornada de 12 horas.

Com relação à importância do projeto, Giani Barbosa Ribeiro, consultora de serviços Shift, explica que os laboratórios podem comparar indicadores de atividades críticas do laboratório através da Metricare, da Controllab, que viabiliza a comparação conforme as metas estabelecidas pela própria empresa e com os dados do mercado. “A tecnologia apoia nesta jornada por meio de integrações que realizam o processo de coleta de dados do SIL de forma automática e exportem para a base da Controllab”, comenta.

Os indicadores que podem ser integrados são: recoletas, retificação de laudo, comunicação de resultados críticos, atraso de exames, exames solicitados, exames por paciente, laudos não acessados, ticket médio e erros de transporte.

Fernando Berlitz, gestor de Indicadores e Serviços de Acreditação na Controllab, complementa que, com o atual cenário do mercado de medicina laboratorial, no qual além das condições competitivas características desse segmento se agregam novas condições regulatórias, como a recente RDC 786/2023, mais do que nunca ter dados qualificados para a tomada de ação é essencial para a sustentabilidade das organizações de saúde.

“Além de estar citada no artigo 54 da nova RDC, a participação em programas comparativos de indicadores como o PBIL é essencial para que os gestores na área da saúde possam avaliar seu desempenho frente ao mercado e agir com base nesses cenários competitivos, com segurança, agilidade e uso eficiente de recursos, buscando atingir seus objetivos estratégicos”, finaliza.


imagem

Artigos relacionados

Índice de adesão à RDC 786/23 cresce após consultoria da Shift

Entenda como foi o trabalho do time de Consultoria da Shift no Laboratório Evangélico. Após o apoio, a instituição aumentou o índice de adesão à RDC 786/23 e passou pela fiscalização da VISA sem nenhum apontamento de não conformidade. As fiscalizações da Vigilância Sanitária são uma situação bastante temida e complexa para muitos laboratórios. Isso […]

Flow Diagnósticos tem redução do TAT em cerca de 20% com Shift

O apoio do time de assessoria da Shift, combinado à tecnologia da Plataforma Shift foi essencial para a transformação digital do Flow Diagnósticos e a redução do TAT da instituição. Confira neste conteúdo como foi o processo! Fazer a gestão de uma operação específica e complexa de forma totalmente manual é um grande desafio. Para […]

Shift apoia Laboratório Dr. Pio na adequação aos requisitos da RDC 786/23

Com base no diagnóstico realizado pela equipe Shift, o laboratório Dr. Pio, que fica na região Sul do país, conseguiu otimizar o processo de implantação da norma. Desde o início de agosto está em vigor a resolução RDC 786/2023. Os laboratórios têm até o dia 06 de novembro de 2023 para se adequarem a todos […]

imagem

Destaques

Controle de Qualidade Interno no contexto da RDC 786/23

Índice de adesão à RDC 786/23 cresce após consultoria da Shift

Gestão de riscos em laboratórios e a RDC 786/23

imagem

Assine a nossa newsletter?

Quer ficar por dentro das novidades sobre soluções em tecnologia para saúde? Cadastre-se na News da Shift e atualize-se periodicamente na caixa de entrada do seu e-mail.

Acompanhe a Shift nas redes sociais!